Executive assistant to the CTO (f/m/d) at established software company
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UntertitelZertificon Solutions - Software-Hersteller seit 2004. - Wir sind IT-Security-Spezialisten: Unsere Produkte verschlüsseln die Kommunikation von Unternehmen. Mehr als 25% der 100 umsatzstärksten deutschen Unternehmen sowie hunderte Mittelständler aller Branchen nutzen bereits unsere Z1 Verschlüsselungslösungen. Wir haben noch viel mehr vor und wachsen beständig. Fast 120 Mitarbeiter arbeiten bereits bei uns in Neukölln. Komm in unser professionelles, hoch qualifiziertes Team: Nimm die Herausforderungen an, teile Dein Wissen, lerne dazu und entdecke Dein Potenzial!
Deine AufgabenBist Du organisiert, proaktiv und technikaffin? Dann bewirb Dich als Assistent oder Assistentin unseres CTO. Du arbeitest im Herzen des Unternehmens, dort, wo wir unsere Software für sichere Kommunikation entwickeln. Viele Marken und Anbieter, die Du selbst regelmäßig nutzt, verschlüsseln mit unserer Software täglich mehrere Millionen E-Mails. Auch Deine persönlichen und geschäftlichen Daten wurden vermutlich schon mehrfach mit unseren Produkten geschützt.
Diese Position erfordert ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie die Anwesenheit in unserem schönen Büro in Neukölln an mindestens 4 Tagen pro Woche - mit gewisser Flexibilität bei den Arbeitszeiten und der Wahl des Homeoffice-Tages.
- Du pflegst den Terminkalender, bearbeitest Anfragen und unterstützt unseren CTO im Tagesgeschäft
- Du hilfst bei der Verwaltung des Technologiebudgets, einschließlich Kostenüberwachung und Bedarfsprognosen
- Außerdem verwaltest Du alle Aufgabenlisten und behältst die Deadlines im Auge
- Du organisierst Meetings und Videokonferenzen, erstellst die Agenda und sorgst dafür, dass alle Ergebnisse festgehalten werden
- Du unterstützt größere Projekte, organisierst das Projekt-Backlog und arbeitest mit Kollegen zusammen, um Projektfristen einzuhalten
- Du kümmerst Dich um Dokumentenversionen und organisierst sie so, dass alle Daten sicher aufbewahrt werden und die Unterlagen jederzeit auffindbar sind
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss
- Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit, hohe Selbstverantwortung und Selbstorganisation
- Sicherheit im Umgang mit digitalen Werkzeugen
- Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Deutsch mindestens C1, Englisch mindestens B2)
Von Vorteil:
- Kenntnisse einer Programmiersprache und/oder Erfahrung in R&D
- Erfahrung in Assistenz- und/oder Projektmanagement-Rollen
- Kenntnisse der Scrum- und Kanban-Prozesse
- Flexible Arbeitszeiten und Home-Office möglich
- Mobilität: Kostenloses Deutschlandticket, Job-Rad-Leasing oder Parking
- Zuschüsse für Essen (z.B. Lieferando) und Internet im Home-Office
- Vorteile im Büro: Dachterrassen & grüner Innenhof, Bio-Obst und -Getränke, Paketannahme
- Get together: Pizzafriday im Office, regelmäßige Teamevents, große Sommerparty
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Über unsWarum Zertificon?
Zertificon steht für securing digital business. Wir entwickeln IT-Sicherheitslösungen "Made in Germany", denen Unternehmen vertrauen - und die sie gern nutzen.
- Unabhängig & überzeugt: Seit über 20 Jahren entwickeln wir sichere Kommunikationslösungen - eigentümergeführt, nachhaltig wachsend und mit Haltung
- Sicherheit mit Sinn: Wir glauben an die Freiheit digitaler Kommunikation. Wenn du findest, dass Edward Snowden als Whistleblower das Richtige getan hat, teilen wir vielleicht dieselben Werte. Als Zeichen unserer Überzeugung spenden wir nach bestandener Probezeit 1.000 € an eine Organisation, die Edward Snowden unterstützt - sofern du ihn in deiner Bewerbung erwähnt hast
- Exzellenz durch Praxis: Wir nehmen komplexe Herausforderungen an - weil wir es können. Unsere internen Expert:innen gehören zu den Besten - selbst externe Spezialisten lernen oft bei uns dazu. Wenn wir das beste Ergebnis wollen, machen wir es selbst
- Agil aus Überzeugung: Wir denken schnell, handeln pragmatisch und verbessern uns kontinuierlich. Keine aufgeblähten Prozesse, kein „weil wir es immer schon so gemacht haben“. Initiative ist willkommen - natürlich wird auch diese hinterfragt und nicht jede fixe Idee kommt durch
- Sicherheit, die genutzt wird: Wir bauen Software, die nicht nur sicher ist, sondern auch nutzbar - nicht nur für Großunternehmen mit Teams von IT-Sicherheitsspezialisten, sondern auch für kleine und mittlere Betriebe, die starke Sicherheit ohne Komplexität brauchen
- Vielfalt mit Fokus: Unser Team aus 120 Mitarbeitenden und über 30 Nationalitäten arbeitet gemeinsam daran, sichere digitale Kommunikation für Unternehmen jeder Größe einfach zugänglich zu machen
Du fühlst dich angesprochen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
UntertitelZertificon Solutions - Software Manufacturer since 2004.
We are IT security specialists: our products encrypt business communications. More than 25% of the 100 highest-revenue companies in Germany, as well as hundreds of medium-sized enterprises across all industries, already use our Z1 encryption solutions. We have big plans and continue to grow steadily. Nearly 120 employees are already working with us in Neukölln. Join our professional, highly qualified team: take on challenges, share your knowledge, learn new things, and discover your potential!
We're hiring an executive assistant to work with our CTO. If you're organized, proactive, and good with technology, we'd love to have you on our team. You will work at the core of the company, where we develop our software for secure communication. Many of the brands and vendors you rely on regularly use our software to encrypt millions of emails every day. Your personal and business information has probably been protected many times by our products.
This role requires excellent communication skills in German and English. You'll work in our Neukölln office at least 4 days a week, but you'll also have some flexibility to set your own hours and choose the day you want to work from home.
- Maintain calendars, respond to requests, and support our CTO in day-to-day operations
- Help manage the technology budget, including monitoring costs and forecasting needs
- You will also manage task lists and keep track of deadlines
- Organize meetings and video calls, create agendas, and ensure that all outcomes are recorded
- Support larger projects, organize the project backlog, and work with colleagues to meet project deadlines
- Maintain and organize documents versions to ensure that all data is stored securely and documents can be found at any time
- Flexible working hours and home office possible
- Mobility: free Germany ticket, job bike leasing or car parking
- Allowances for food (e.g. Lieferando) and internet in the home office
- Benefits in the office: Roof terraces & green courtyard, organic fruit and drinks, parcel acceptance
- Get-together: pizza Friday in the office, regular team events, big summer party
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About usWhy Zertificon?
Zertificon stands for securing digital business. We develop trusted IT security solutions "Made in Germany" - built for businesses that value both protection and usability.
- Independent & committed: For over 20 years, we’ve built secure communication tools - as an owner-managed company with a clear stance
- Purpose-driven: We believe that digital communication must be secure and free. If you think Edward Snowden did the right thing as a whistleblower, we might just share the same values. As a sign of our support, we donate €1,000 to an organization that supports Edward Snowden for every new hire who mentions him in their application
- Hands-on excellence: We take on complex challenges because we can. Our in-house experts are top-tier - even external specialists often learn from us. When we want the best, we build it ourselves
- Agile by conviction: We think fast, act pragmatically, and improve continuously. No bloated processes, no “that’s just how it’s always been done.” Initiative is welcome - but of course, it will be challenged, and not every idea will make it through unchallenged
- Security that works: We build software that’s not only secure, but actually usable - not just for large enterprises with dedicated highly skilled IT teams, but also for small and mid-sized businesses that need strong security without the complexity
- Diverse & international: Our team of 120 people from 30+ countries shares one mission: making secure digital communication easily accessible to businesses of all sizes
If that resonates with you, we’d love to hear from you.
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