Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg sucht:

Sekretär*in des Präsidenten

Vergütung

E8 TV-L

Stellenumfang

100% (teilzeitgeeignet)

Einrichtung

Präsidium, Geschäftsstelle

Ort

Oldenburg (Oldb)

Bewerbungsfrist

03.09.2025

Beschäftigungsbeginn

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Unbefristet

Vorteile an der Universität Oldenburg

30 Tage Urlaub

Sichere Vergütung nach Tarif

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeit

Gesundheitsmanagement

Mobiles Arbeiten

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Unterstützung bei der Kinderbetreuung

Hochschulsport

Über uns

Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen, in enger Zusammenwirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mit Kooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur. In der Geschäftsstelle des Präsidiums arbeiten wir als Team daran, alle Mitglieder des Präsidiums bestmöglich in der Ausübung ihrer Aufgaben zu unterstützen.

Ihre Aufgaben

Sie managen das administrative Tagesgeschäft des Präsidenten und arbeiten dazu vertrauensvoll mit einer weiteren Kollegin im Duo. Sie arbeiten Hand in Hand mit der persönlichen Referentin des Präsidenten, stimmen sich auch mit den Kolleg*innen im Team der Geschäftsstelle des Präsidiums eng ab und übernehmen gegenseitig Vertretungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

Termine für den Präsidenten koordinieren und Kalender managen
Mit universitätsinternen und -externen Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich kommunizieren, vornehmlich per E-Mail und auch in englischer Sprache
Sitzungen vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
Fristen und laufende Prozesse nachverfolgen (u. a. für Anfragen aus Ministerien und Gremien)
Reisen für den Präsidenten koordinieren (In- und Ausland)
Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen erstellen
Finanzmittel des Präsidenten planen, umsetzen und überwachen, Finanzauswertungen erstellen

Ihr Profil

Einstellungsvoraussetzungen sind

Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenprüfung I oder eine gleichwertige Ausbildung
Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie hervorragendes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook

Erwünscht sind / Von Vorteil sind

Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
Kenntnisse universitärer Strukturen
Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensiven Vorgängen
Organisatorisches Geschick und schnelle Auffassungsgabe
Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Wir bieten

Die Universität ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und bietet diverse Unterstützungsprogramme sowie

ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem dynamischen und hochmotivierten Team
Begleitung des Einstiegs, eine systematische Einarbeitung und Unterstützung der eigenen professionellen Entwicklung
Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
Gleitzeitregelungen und tariflicher Urlaubsanspruch
die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
Zugang zur universitären Kinderbetreuung und der Ferienbetreuung
Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten
des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)
Nutzung des JobTickets im VBN
einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt

Rückfragen beantwortet Ihnen gern die Geschäftsführerin des Präsidiums Almke Ratjen (almke.ratjen@uol.de / 0441/798-4172).

Jetzt bewerben

Bitte senden Sie bis zum 03.09.2025 Ihre Bewerbung per E-Mail an

geschaeftsstelle.p@uol.de)

Bewerbung mit Lebenslauf, Zeugnissen / Qualifikationsnachweisen und einem einseitigen Motivationsschreiben bitte als eine zusammenhängende PDF-Datei an den Präsidenten der Universität Oldenburg, Prof. Dr. Ralph Bruder. Verzichten Sie gern auf ein Foto in Ihren Bewerbungsunterlagen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen in Papierform nicht zurücksenden, und senden Sie keine Originale oder Mappen zu.

Die Auswahlgespräche sind für den 11.09.2025 vor Ort in Oldenburg geplant.

Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.