Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung

Assistenz der Schulleitung, Geschäftsführung und der Verwaltungsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen;
Mitglied im Arbeitskreis „innerer und äußerer Arbeitsschutz“.

Beschaffungen und Vergaben

Organisation, Durchführung und Controlling von Beschaffungen, freihändiger Vergaben sowie Ausschreibungen, einschließlich Verhandlungsvergaben;
Einführung der e-Vergabe;
Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des RBZ Wirtschaft . Kiel bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen;
Abstimmung mit der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GM.SH) und Dataport im Rahmen der Vergabe- und Beschaffungsprozesse.

Buchhaltung und Finanzen

Überprüfung der Haushaltsmittel sowie Anlegen von Bestellungen im Bestellworkflow;
Buchungstätigkeiten sowie Kontierung von Rechnungen im Rechnungsworkflow des RBZ Wirtschaft . Kiel;
Anlegen von Sachanlagen und Zuschüssen in der Anlagenbuchhaltung;
Unterstützung bei der Abwicklung und Abrechnung von Projekten;
Unterstützung bei der Durchführung der Inventur.

Im Vertretungsfall

Abrechnungen von Vermietungen.

Ihre Qualifikation

Erfolgreich abgeschlossenes Studium (Diplom/Bachelor) im Bereich der Verwaltung oder im Bereich der Wirtschaftswissenschaften (Regelstudienzeit mindestens 6 Semester) oder alternativ ein erfolgreich abgeschlossener Angestelltenlehrgang II, möglichst mit mehrjähriger Berufserfahrung.

Ihre Stärken

Erforderlich:

Umfangreiche Erfahrung in der Verwaltungsarbeit, insbesondere im Finanz-, Rechnungs- und Vergabewesen, belegt durch Arbeitszeugnisse und/oder eine erfolgreich abgeschlossene Weiterbildung zum/zur Kommunalen Bilanzbuchhalter/in;
Fundierte Kenntnisse und sicherer Umgang mit dem Buchhaltungsprogramm newsystem der Firma Axians Infoma bzw. die Bereitschaft, sich diese Kenntnisse kurzfristig anzueignen;
Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative und Organisationstalent;
Sicheres Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsfähigkeit;
Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten;
Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie hohe Internetkompetenz;
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Wünschenswert:

Kenntnisse in der GemHVO Doppik;
Fundierte Kenntnisse in der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, nachgewiesen durch Arbeitszeugnisse und/oder eine erfolgreich abgeschlossene Weiterbildung zum/zur Kommunalen Digitalisierungsmanager/in.

Stellvertretenden Verwaltungsleitung (m/w/d)