Wir bieten

Herausfordernde Aufgaben und Entfaltungsmöglichkeiten in einem innovativen und internationalen Umfeld
Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und somit das Office Management weiter voran zu treiben
Einen unbefristeten Arbeitsplatz in einer außerordentlich positiven Arbeitsatmosphäre
Modern ausgestattete Büros mit guter Verkehrsanbindung durch die zentrale Lage am Karlsruher Hauptbahnhof
30-Tage-Urlaub, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, ein Obstkorb und kostenlose Getränke sind für uns selbstverständlich

Ihre Aufgaben

Erste Ansprechperson für Anrufende und Besuchende
Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsführung, sowie deren Vertretung in Abwesenheit
Unterstützung der Bereichsleitung bei Sonderaufgaben und Projekten
Erledigung klassischer Assistenzaufgaben:
Planung und Buchung von Dienstreisen sowie Freigabe der Reisekostenabrechnung
Buchung von Poolfahrzeugen und Unterstützung bei der Betreuung des Fuhrparks
Terminplanung und -koordination sowie die Organisation von Besprechungen
Bearbeiten des Posteingangs und -ausgangs und Übernahme der Telefonzentrale
Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
Überwachung der Ordnung und Sauberkeit in unseren Büros
Optimierung von Abläufen und Prozessen im Sekretariat

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung im Bereich Office Management, Sekretariat oder am Empfang
strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
Hohe Kommunikationsfähigkeit gepaart mit einem freundlichen Auftreten
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Sekretariat und Empfang (min. 30h/Woche)