Team Assistant (M/W/X) - Part-time

Team Assistant (M/W/X) - Part-time Permanent employee, Part-time · Berlin / Potsdam / Remote

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Your mission

• Manage administrative tasks, maintain shared drives, and support shareholder communications.
• Assist with bookkeeping, eg, financial documentation and coordinate with tax advisors.
• Oversee procurement of office supplies and digital services, incl. inventory.
• Coordinate business travel, support trade fair participation, and organize internal and external meetings.
• Facilitate smooth employee onboarding and maintain HR documentation within relevant systems.
• Manage feedback processes and ensure adherence to internal policies and guidelines across the remote team.
• Support with tenders by organizing necessary compliance documents.

Your profile

• Fluent in German and English (min. C1 in both written and spoken).
• Permanently available to work in the Berlin area.
• Strong organizational and multitasking skills.
• Experience in administrative assistance, pref. in an international business environment.
• Proficiency in organizing cloud workspaces (eg. Google Workspace).
• Familiarity with basic bookkeeping and finance processes.
• Ability to work independently and proactively.
• Strong attention to detail and ability to handle confidential information.
• Event planning experience (team-building activities, off-site events, conferences)

Why us?

• A passionate team that shares the vision to make mobility more sustainable.
• International environment with English as a working language.
• Flexible working hours and remote working days. We are a remote-first company with regular in-office and team events.
• Parent-compatible work settings.
• Employee Stock Option Program - Be part of our success.

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About us

About MOTIONTAG
At MOTIONTAG, we transform the way the world moves by harnessing the power of smartphones to map out complete travel journeys. Our cutting-edge data solutions empower clients in the mobility sector to decode user behavior, enhance transportation systems, and drive the shift toward sustainable mobility.

We care about each other
We’re fueled by core values like sustainability, honesty, excellence, innovation, diversity, and happiness. We believe that great results stem from a united team, dedicated to empowering sustainable mobility in the fight against the climate crisis. Here, you’ll be free to pursue your goals while contributing to our collective progress. We champion personal initiative, continuous learning, and strong team collaboration. Above all, we want our team to thrive-feeling valued, fulfilled, and motivated every step of the way.

If you’re looking for a purpose-driven company with diverse colleagues, join us on our mission to make mobility matter!

Deine Aufgaben

• Verwaltung von Verwaltungsaufgaben, Pflege gemeinsamer Drives und Unterstützung der Kommunikation mit den Shareholdern.
• Unterstützung bei der Buchhaltung, z.B. bei der Finanzdokumentation und Koordinierung mit Steuerberatern.
• Beaufsichtigung der Beschaffung von Büromaterial und digitalen Dienstleistungen, einschließlich Inventarisierung.
• Koordinierung von Geschäftsreisen, Unterstützung von Messeteilnahmen und Organisation von internen und externen Meetings.
• Erleichterung einer reibungslosen Einarbeitung von Mitarbeitern und Pflege der HR-Dokumentation in den relevanten Systemen.
• Verwalten von Feedback-Prozessen und Sicherstellen der Einhaltung interner Richtlinien im Remote-Team.
• Unterstützung bei Ausschreibungen durch Organisation der erforderlichen Compliance-Dokumente.

Dein Profil

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens C1 in Wort und Schrift).
• Permanente Verfügbarkeit für eine Tätigkeit im Raum Berlin.
• Ausgeprägte Organisations- und Multitaskingfähigkeiten.
• Erfahrung in der administrativen Assistenz, vorzugsweise in einem internationalen Geschäftsumfeld.
• Sicherer Umgang mit Cloud-basierten Speichersysteme (z. B. Google Workspace).
• Vertrautheit mit grundlegenden Buchhaltungs- und Finanzprozessen.
• Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten.
• Ausgeprägte Liebe zum Detail und Fähigkeit zum Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Erfahrung in der Veranstaltungsplanung (Teambuilding-Aktivitäten, Offsite-Events, Konferenzen)

Warum wir?

• Ein leidenschaftliches Team, das die Vision teilt, Mobilität nachhaltiger zu gestalten.
• Internationales Umfeld mit Englisch als Arbeitssprache.
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Tage. Wir sind ein Remote-First-Unternehmen mit regelmäßigen Präsenz- und Teamevents.
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen.
• Mitarbeiter ESOP Programm - Sei Teil unseres Erfolgs.

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Über uns

Über MOTIONTAG
Bei MOTIONTAG revolutionieren wir die Art und Weise, wie sich die Welt fortbewegt, indem wir die Leistungsstärke von Smartphones nutzen, um komplette Reiseketten abzubilden. Unsere fortschrittlichen Datenlösungen befähigen Kunden im Mobilitätssektor, das Nutzerverhalten zu verstehen, Transportsysteme zu optimieren und den Wandel hin zu einer nachhaltigen Mobilität voranzutreiben.

Wir kümmern uns umeinander
Unsere Werte sind Nachhaltigkeit, Ehrlichkeit, Exzellenz, Innovation, Vielfalt und Glück. Wir sind überzeugt, dass großartige Ergebnisse aus einem vereinten Team entstehen, das sich dem Ziel verschrieben hat, nachhaltige Mobilität im Kampf gegen die Klimakrise zu fördern. Hier hast du die Freiheit, deine eigenen Ziele zu verfolgen und gleichzeitig zum gemeinsamen Fortschritt beizutragen. Wir fördern Eigeninitiative, kontinuierliches Lernen und starke Zusammenarbeit im Team. Und vor allem wollen wir, dass sich unser Team entfaltet-sich wertgeschätzt, erfüllt und motiviert fühlt.

Wenn du auf der Suche nach einem sinngetriebenen Unternehmen mit vielfältigen Kollegen bist, dann schließe dich uns an und werde Teil unserer Mission, die Mobilität von morgen zu gestalten!

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