Die Botschaft der Republik Ruanda in Deutschland mit Zuständigkeit für Deutschland, Rumänien, die Slowakei, die Ukraine und der EU sucht einen dynamischen, professionelle(n) Empfangssacharbeiter/In.

Front-Desk-Management: Begrüßung der Besucher, Beantwortung von Telefonanrufen und Weiterleitung von Anfragen an die entsprechende Abteilung oder Person sowie Führung eines Gästebuchs der Botschaft
Administrative Unterstützung: Verwaltung der Korrespondenz, Planung von Besprechungen, Abwicklung von Reisevorbereitungen und Pflege von Aufzeichnungen
Kommunikationsmanagement: Verfassen offizieller Briefe, Beantworten von Anfragen und Vermitteln zwischen Abteilungen, Verteilen von Nachrichten und Bereitstellen allgemeiner Informationen für die Öffentlichkeit
Veranstaltungskoordination: Unterstützung bei der Organisation von Botschaftsveranstaltungen, Empfängen und offiziellen Versammlungen
Dokumentenhandhabung: Erstellen von Berichten, Bearbeiten von Visa und Pässen und sicheres Verwalten vertraulicher Dokumente
Unterstützung für Diplomaten: Unterstützung von Diplomaten und anderen Beamten bei ihren täglichen Aufgaben und Sicherstellung, dass sie über die notwendigen Ressourcen verfügen
Finanzen und Logistik: Verwaltung der Beschaffung und Instandhaltung des Büromaterials
Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit: Interaktion mit Besuchern, Koordinierung der Öffentlichkeitsarbeit und Gewährleistung einer reibungslosen Zusammenarbeit mit den lokalen Behörden

Ein High-School-Diplom oder Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Öffentlichkeitsarbeit oder einem verwandten Bereich
Vorherige Erfahrung in administrativen Funktionen, im Kundenservice oder in der Büroleitung wäre von Vorteil
Erfahrung in der Arbeit in Regierung, Diplomatie oder internationalen Angelegenheiten

Starke Kommunikationsfähigkeiten: Fähigkeit, professionell mit Diplomaten, Besuchern und Regierungsbeamten zu interagieren
Organisatorische Fähigkeiten: Terminplanung verwalten, Besprechungen koordinieren und Papierkram effizient erledigen
Multitasking: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und dabei Genauigkeit und Professionalität zu wahren
Sorgfältige Arbeitsweise: Besonders wichtig beim Umgang mit vertraulichen Dokumenten oder der Verwaltung von Visumanträgen
Computerkenntnisse: Vertrautheit mit Bürosoftware, E-Mail-Systemen und Dokumentenverwaltungstools
Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch-, Englisch- und Französischkenntnisse. Das Sprechen und Schreiben von Kinyarwanda ist ein Mehrwert
Diskretion und Vertraulichkeit: Professioneller und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen
Problemlösungsfähigkeiten: Fähigkeit, unerwartete Situationen ruhig und effektiv zu bewältigen

Fließend Deutsch und Englisch sprechen sowie schreiben.
Kenntnisse in Französisch und/oder Kinyarwanda sind von Vorteil.

Bewerbungsablauf:

Um sich auf diese Stelle zu bewerben, senden Sie bitte Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf ausschließlich per E-Mail an ambaberlin@minaffet.gov.rw

Bewerbungsschluss: 02.06.2025

Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden von der Botschaft für weitere Beurteilungen und Interviews kontaktiert.

Empfangssacharbeiter/In gesucht