Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit (19,915 Std./Woche = 50 %) eine

Assistenz in der Abteilung Predictive Brain (m/w/d)

Die Abteilung Predictive Brain ist eine neu gegründete Arbeitseinheit innerhalb der Fakultät für Psychologie, bestehend aus einem multikulturellen und internationalen Team von Forscher*innen aus den Bereichen Psychologie, Medizin, Informatik, Physik, Mathematik und Biologie. Wir sind Teil des Forschungszentrums One Health innerhalb der Research Alliance Ruhr. Das Team hat zahlreiche nationale und internationale Kooperationen, die durch Drittmittel finanziert werden.

Umfang: Teilzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 18.05.2025

Ihre Aufgaben

Allgemeine Sekretariatsarbeiten (z. B. Rechnungs- und Beschaffungswesen, Terminorganisation etc.) und Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs.
Unterstützung in der Beantragung von Drittmitteln sowie unabhängige Drittmittelverwaltung und Projektmanagement, Bearbeitung und unabhängiges Management von Drittmittelprojekten des Lehrstuhls, Finanzcontrolling, Laufzeitkontrolle)
Fortgeschrittenes Projekt-Management für die Lehrstuhlinhaberin
Gewissenhafte Umsetzung ethischer und rechtlicher Vorgaben
Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Einstellungen, Verwaltung, Ansprechperson für Mitarbeitende)
Koordination von Reiseplanungen und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
Organisation der Outreach-Aktivitäten des Lehrstuhls
Betreuung von nationalen und internationalen Gastaufenthalten sowie Veranstaltungen (Meetings, Kolloquien, Kongresse, Symposien).
Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende und externe Partner

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z.B. als Bürokaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. einschlägige Berufserfahrung
Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, vorzugsweise in einer akademischen oder öffentlichen Einrichtung sind wünschenswert
Starke Kommunikationsfähigkeit und eine eigenständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise
Gute Zahlenaffinität (z. B. Buchhaltung, Kalkulationen, Fristüberwachung etc.)
Fundierte Kenntnisse in gängigen Office-Anwendungen (Excel, Word)
Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1-Niveau) in Wort und Schrift
Erfahrung in der Drittmittelverwaltung oder Vertrautheit mit Budgetierungssystemen ist von Vorteil
Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Kompetenz
Ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung