Die kreisfreie Stadt Frankfurt (Oder) mit ca. 58.000 Einwohnern sucht für die aktive Gestaltung ihrer weiteren Entwicklung zielstrebige, verantwortungsbewusste und teamfähige Persönlichkeiten. Für die Nutzung der besonderen Möglichkeiten und Potenziale der Stadt werden hohe Kreativität, Entscheidungsfreude und überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft erwartet.

In der Kämmerei der Stadt Frankfurt (Oder) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Sachbearbeiter/-in Haushalt / Assistent/-in (m/w/d)

zu besetzen.

Die Besetzung der Stelle erfolgt in Vollzeit (39 Stunden pro Woche).

Die Stadt Frankfurt (Oder) fördert aktiv die Gleichstellung aller Bewerber/-innen (m/w/d). Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Der künftige Aufgabenbereich umfasst:

1. Interne Organisation und selbständige Abwicklung der Geschäftsstellentätigkeit im Vorzimmer der Amtsleitung/Kämmerin

Selbständige Terminkoordinierung und -kontrolle,
Büroorganisation; Koordinierung der jährlichen Urlaubsplanung (Gesamtübersicht erstellen),
Aktenverwaltung, Ablage, Archivierung:
Führen der Bestandsakten im Stabsbereich,
Aktenanlegung, einschließlich Vergabe und Kontrolle der Aktentitel, Aktenzeichen und Aufbewahrungsfristen,
Unterstützung der Bereiche des Amtes bei der Schriftgutverwaltung,
Mitwirkung bei der Fortschreibung des Teilaktenplanes,
Organisation der Aussonderung (Archivierung / Vernichtung) von nicht mehr benötigtem Schriftgut in Zusammenarbeit mit dem Stadtarchiv auf der Grundlage der anzuwendenden Rechtsvorschriften und Regelungen innerhalb der Stadtverwaltung Frankfurt (Oder).
Führen der Posteingangs- und Postausgangsdatei nach den Festlegungen der Amtsleitung,
Siegelverwaltung des Amtes,
Selbständiges Verfassen von Einladungen und Protokollen,
Bürokommunikation (Post, E-Mail, Fax, Telefon),
Verwaltung der Fachliteratur und der Satzungen des Amtes,
Führen der Inventarlisten/ -verzeichnisse, Feststellen, Erfassen und Dokumentieren aller Güter des Anlagevermögens des Amtes gemäß Inventarordnung, laufende Einarbeitung von Zu- und Abgängen, Änderungsmeldungen an Amt 20 - Anlagenbuchhaltung, Durchführen von Inventuren,
Unterstützung der Amtsleitung bei der Organisation, Durchführung und Dokumentation von turnusmäßigen Belehrungen des Amtes 20.
Unterstützung der Amtsleitung bei der Organisation und Umsetzung von Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Amt 20, u. a.:
Erstellung und Pflege der Vorsorgekarteien sowie Organisation notwendiger Vorsorgemaßnahmen,
Dokumentation der Gefährdungsbeurteilungen,
Dokumentation von Arbeitsschutzunterweisungen,

2. Haushaltsplanung für zugeordnete Organisationseinheiten (OE)

Beratung / Unterstützung zu allen Sachverhalten und Aufgaben i. Z. m. dem Haushalt,
Selbständige Erarbeitung einer Entwurfsplanung für den ergebnis- und Finanzhaushalt, inkl. Notwendiger Investitionsvorhaben und -beschaffungen auf der Grundlage zentraler Vorgaben,
Erstellung Teilhaushalte (Ergebnis/- Finanzhaushalt) zum jeweiligen Produkt incl. Erläuterungen, Begründungen nach BbgKVerf und KomHKV,
Prüfung Finanzplandaten bzgl. Aktualität, Vollständigkeit unter Berücksichtigung gesetzlicher Änderungen und der Ergebnisse der Jahresrechnung,
Prüfung und Fortschreibung beschlossener HSK- Maßnahmen in Abstimmung mit den zugeordneten OE,
Bereitstellung von produktbezogenen Daten zur Verteidigung der Eckwerte und der Fachplanung,****

3. Haushaltsdurchführung für zugeordnete OE

Bearbeitung der Vorkontierung der Zahlungsanweisungen/Buchungsanordnungen (nach Maßgabe der Entscheidung des Fachamtes),
Beantragung von Freigaben,
Beantragung von Mehraufwendungen bzw. Mehrauszahlungen
Beantragung von üpl- bzw. apl-Aufwendungen und Auszahlungen soweit die Deckung zwischen einzelnen Produkthaushalten erfolgt,
Vorschläge zur Budgetierung für das jeweilige Produkt,
Erarbeitung / Fortschreibung der Datenlage zur Inanspruchnahme des Budgets, Zuarbeit zum Berichtswesen 30.06. des Jahres,
Regelmäßige Überwachung der Erträge/Einzahlungen, der offenen Forderungen der Produkthaushalte, sowie der Aufwendungen/Auszahlungen und offenen Verbindlichkeiten der Produkthaushalte,
Bewirtschaftung/Überwachung der Aufwendungen/Auszahlungen der Produkthaushalte,

4. Haushaltsrechnung

Erstellung der Haushaltsrechnung für zugeordnete Produkte
Prüfung offener Haushaltsermächtigungen zwecks Vorbereitung notwendiger Anträge zur Übertragung von Anwendungen und Auszahlungen, auch Investitionsauszahlungen,
Analyse der Soll/Ist-Abweichungen im jeweiligen Teilergebnis- und Teilfinanzhaushalt und Analyse der Bestände der fachbezogenen Bilanz,
Auswertung der Ergebnisse mit dem Fachamt, Klärung und Bereinigung von offenen Sachverhalten,
Erstellung des Teilabschlusses im Entwurf und Aufbereitung der Vollständigkeitserklärung

5. Beschaffung von Verbrauchsmitteln und beweglichen Sachen des Anlagevermögens

Verbrauch überwachen und analysieren, Bedarf beurteilen
Finanzierungsmöglichkeiten prüfen,
Ausschreibungsverfahren nach VOL, beschränkte Ausschreibung oder freihändige Vergabe vorbereiten und durchführen,
Beurteilung der Angebote, ggf. Empfangskontrolle des Materials.

Wir bieten

eine attraktive tarifliche Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes in der Entgeltgruppe 8
zusätzlich eine betriebliche Altersversorgung, eine leistungsorientierte Bezahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie eine Jahressonderzahlung,
30 Tage Erholungsurlaub im Jahr sowie am 24.12. und 31.12. bezahlt frei
monatliche Bezuschussung eines Firmentickets oder Deutschlandtickets
einen jährlichen Teamtag

Wir erwarten

Abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder Befähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst bzw. Abschluss Angestelltenlehrgang I

Die Stelle ist für Schwerbehinderte geeignet.

Sollten wir Ihr Interesse an dem beschriebenen Aufgabengebiet geweckt haben, richten Sie bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 05.05.2025 an die

Stadt Frankfurt (Oder)

Amt für zentrale Dienstleistungen

Abteilung Personal/ Organisation

Postfach 1363

15203 Frankfurt (Oder)

oder als PDF-Dokument (max. 19 MB) per Email an: personalverwaltung@frankfurt-oder.de

Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung der Bewerbung.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht berücksichtigte Bewerbungen nur gegen einen adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag zurückgesandt werden können. Ist dieser nicht beigefügt, werden die Unterlagen nach einem halben Jahr vernichtet.

Des Weiteren wird auf die Information für Bewerber/-innen (m/w/d) zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess verwiesen, die als Dokument auf der Homepage der Stadt Frankfurt (Oder) unter der Rubrik: „Karriere“ hinterlegt ist.

Sachbearbeiter/-in Haushalt/ Assistent/-in (m/w/d)