Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst (m/w/d), EG 6 TV-H, unbefristet, Teilzeit (derzeit 26,67 Wochenstunden)

Bewerbungsfrist:

23.04.2025

Einstellungsbeginn:

baldmöglichst

Kennziffer:

38278

Teilzeit mit 66,67% der regelmäßigen Arbeitszeit einer/eines Vollzeitbeschäftigten unbefristet.

Aufgaben

Wahrnehmung und Durchführung der Verwaltungsaufgaben eines Studienkollegs Aktenführung, Terminüberwachung, Beschaffung
Vorbereitung und Weiterleitung der Lehraufträge und Hilfskraftverträge, Überprüfen der Stundenerklärung der Lehrbeauftragten
Mitbeantragung und Abrechnung von Exkursionen, Dienstreisen
Unterstützung bei der Erstellung von Statistiken
Post, Ablage, Erledigung von Schriftverkehr für die Leitung
Pflege der Homepage

Wahrnehmung der Organisationsaufgaben eines Studienkollegs Mitarbeit bei der Koordination des Lehr- und Prüfungsbetriebs
Erstellung von Stundenplänen, Raumplanung, Raumbuchung
Mitarbeit bei der Ausstellung der Zeugnisse, Führung der Notenlisten, Protokoll der Notenkonferenzen

Unterstützung bei der Beratung der Bewerber:innen für das Studienkolleg und Betreuung der Kollegiat:innen Bearbeitung von Anfragen, Arbeit mit Uni-Assist und Zusammenarbeit mit Studierendensekretariat bei ergänzenden Prüfungen der Bewerbungsunterlagen, Unterstützung und Betreuung der Bewerber:innen und Kollegiat:innen

Voraussetzungen

Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r oder im kaufmännischen Bereich, wie z. B. Veranstaltungskaufmann/-frau, oder einschlägige Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
Nachgewiesene einschlägige Berufserfahrung in einer Verwaltungsstelle mit regem und internationalem Kundenkontakt, bevorzugt an einem Weiterbildungsträger oder einem International Office oder vergleichbaren Einrichtungen
Einschlägige Erfahrung in der (deutsch- und englischsprachigen) Erstberatung, vorzugsweise im Weiterbildungsbereich
Einschlägige Erfahrung im Bereich der Büroorganisation, sicherer Umgang mit Office-Anwendungen
Sehr gute und absolut sichere Deutschkenntnisse in Wort- und Schrift, gute Englischkenntnisse zur Erteilung von Auskünften in der Erstberatung
Für diese Stelle in einem internationalen und vielseitig vernetzten Arbeitsumfeld sind weiterhin unabdingbar: ein service- und teamorientiertes Arbeitsverhalten, selbstständige Arbeitsweise, Identifikation mit den Aufgaben und Zielen eines Studienkollegs, hohe interkulturelle Kompetenz, Zuverlässigkeit
In den Stoßzeiten (Aufnahmeprozess und Prüfungszeit, d.h. insbesondere im Zeitraum Mai-Anfang Juli eines jeden Jahres) erwarten wir besondere Flexibilität sowie die Bereitschaft zur Übernahme von bis zu 30 Stunden Mehrarbeit (vergütet oder in Freizeit ausgleichbar)

Von Vorteil sind:

Berufserfahrung mit einer Datenbank, sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in die entsprechenden Verwaltungsvorschriften und in die Prüfungsordnung der Feststellungsprüfung
Idealerweise Typo-III-Kenntnisse (oder Kenntnisse anderer CMS-Systeme) sowie SAP-Kenntnisse und -praxis bzw. die Bereitschaft zur Einarbeitung

Für Rückfragen steht Frau Dr. Baumgärtel, Tel.: +49 561 804-3797, zur Verfügung.