Die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) ist eine der führenden Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Deutschland. Mit einer Vielzahl an innovativen Studiengängen, interdisziplinären Forschungsprojekten und einer starken Vernetzung in die regionale Wirtschaft und Gesellschaft bieten wir eine lebendige akademische Umgebung. Zur Verstärkung unseres Teams ist im Büro des Rektors zum 01.10.2025 folgende Stelle zu besetzen:

Büroassistenz (w/m/d)

Vollzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L

Ihre Aufgaben

selbstständige Organisation des Geschäftsverkehrs und Arbeitsablaufs im Büro des Rektors, einschließlich Terminplanung, Fristenüberwachung sowie Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen;
erste Ansprechpartnerin/erster Ansprechpartner für interne und externe Anfragenim Büro des Rektors und ggf. Weiterleitung an die entsprechenden Personen oder Bereiche;
Regelung des gesamten Schriftverkehrs, inkl. vertraulicher Schreiben;
elektronische Aktenablage (WinReg) und Archivierung des dienstlichen Schriftgutes;
Datenmanagement, Informationsrecherche und Aufbereitung von Besprechungsunterlagen und Entscheidungsvorlagen;
Erstellung von Dokumenten, wie z. B. Präsentationen, Berichte, Protokolle;
Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen (z. B. Gremiensitzungen, Tagungen, Empfänge, Immatrikulationsfeier);
selbstständiges Reise- und Terminmanagement für den Rektor und seine Gäste sowie Koordination von Dienstreisen;
allgemeine Büroorganisation, inkl. Verwaltung und Bestellung von Büromaterial und Inventar;
Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Teammitgliedern im Bereich des Rektors und an den Schnittstellen zu anderen Bereichen der Hochschule;
Mitarbeit bei Hochschulentwicklungsprojekten sowie Sonderaufgaben und Unterstützung bei der Umsetzung hochschulweiter Maßnahmen.

Sie bringen mit

abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (oder vergleichbar);
mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung, bevorzugt im Leitungsbüro einer Institution vergleichbarer Größe und/oder Komplexität;
selbstständige, vorausschauende und serviceorientierte Arbeitsweise;
souveräner Umgang mit MS-Office-Anwendungen;
Fähigkeit zu ebenso freundlicher wie verbindlicher Kommunikation;
Loyalität und Diskretion;
Erfahrungen in der Planung und Organisation von Veranstaltungen;
Englischkenntnisse sowie
idealerweise Kenntnisse der Abläufe und Gremien in Hochschulen.****

Wir bieten

Als Büroassistentin oder Büroassistent (w/m/d) im Büro des Rektors übernehmen Sie eine sehr verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet.
Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung in das Aufgabengebiet.
Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet mit Entwicklungspotenzial und Gestaltungsspielraum.
Integration in das Team, Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbildungsangebote ermöglichen gemeinsames Wachstum.
Ihr Wohlbefinden und Ihre Gesundheit liegen uns am Herzen. Hierfür bieten wir insbesondere flexible Arbeitsbedingungen, einen familiengerechten Arbeitsplatz und vielfältige Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements sowie des Hochschulsports.
Sie erhalten eine Jahressonderzahlung und haben die Möglichkeit, ein ermäßigtes Ticket für den bundesweiten Personennahverkehr (Deutschland-Jobticket) zu beziehen.

Bewerbungsablauf

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in einem PDF-Dokument bis zum 04.05.2025 per E-Mail mit dem Betreff R 02 an **stellenausschreibung@htwk-leipzig.de.**

Die HTWK Leipzig begrüßt Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Bei Unterrepräsentanz werden Frauen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen schwerbehinderter und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Bewerbungsverfahren und zum Datenschutz unter
www.htwk-leipzig.de/hochschule/stellenangebote/fach-und-fuehrungskraefte.