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GIV
GIVT mbH

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Vor 3 Monaten veröffentlicht
Vollzeit
Berlin - Weißensee
Unbefristet
Vor Ort
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Unser Stellenangebot

Stelle: Assistenz der Geschäftsführung

  • Organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers
  • Leitung des Sekretariats
  • Präsenz im Büro

Aufgaben :

Büro des Geschäftsführers:

  • Unterstützung des Geschäftsführers im täglichen Geschäftsbetrieb sowie partielle Wahrnehmung von Vertretungsaufgaben,
  • Rechnungswesen und Bankverkehr,
  • Vorbereitung aller kaufmännischen Vorgänge für die externe Buchhaltung,
  • Forderungsmanagement
  • kaufmännisch-administrative Fördermittelbearbeitung,
  • Vorbereitung von Vorlagen für die Gesellschafterversammlung,
  • Sekretariat:*
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben,
  • Prüfung und Optimierung von Textdokumenten hinsichtlich Orthografie, Interpunktion, Grammatik, Stil und Formatierung,
  • Mitwirkung bei Akquisition und Marketing,
  • organisatorisch-technische Vorbereitung und Durchführung von Messe- und Konferenzteilnahmen,
  • technisch-organisatorische Führung der Bibliothek,
  • Einkauf und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien.
  • Führung der Handkasse

Technische Assistenz:

  • Mitwirkung bei der Akquisition und Bearbeitung von Projekten und Sachverständigengutachten,
  • technische Erstellung von Angeboten, Erläuterungsberichten und Gutachten,
  • Organisatorische und textliche Vorbereitung von Sachverständigengutachten, Korrespondenz mit Gerichten
  • einfache Recherchen,
  • Führung der Referenzlisten,
  • Erstellung von PowerPoint-Präsentationen,
  • Erstellung von grafischen Übersichten und Plänen.
Profil

Abgeschlossene Ausbildung in einem Büroberuf

  • Bürokaufmann(frau),
  • Fachangestellte(r) / Kaufmann(frau) für Bürokommunikation,
  • Rechtsanwaltsgehil(fin)/(e)
  • Vertiefte Kenntnisse bzw. Weiterbildungen im Bürobereich (vorbereitende Buchhaltung einer GmbH, Personalwesen),
  • ggf. auch Studienabschluss (Fachschule, Bachelor), z. B. mit kaufmännischer / betriebswirtschaftlicher Orientierung oder im Bereich Kommunikation und Marketing

PC-Kenntnisse:

  • MS-Office professional, vor allem Word, EXCEL, Outlook, Power Point
  • Büro- und Projektsteuerungssoftware (VISUPLUS), bei Bedarf Schulung und Einarbeitung,
  • Grafik- und Bildbearbeitungssoftware (Grundlagenkenntnisse).

Fremdsprachen:

  • Englisch (Kommunikation zur Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, einfache Konversation mit Kunden)

Persönlichkeitsmerkmale:

  • Einsatzbereitschaft und Motivation für die Arbeitsaufgaben,
  • Teamfähigkeit,
  • Erfahrung im Umgang mit Geschäftspartnern,
  • angemessene Umgangsformen,
  • Zuverlässigkeit und persönliche Integrität,
  • hervorragende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift,
  • Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten,
  • Organisationsvermögen,
  • Gewissenhaftigkeit,
  • Flexibilität und Belastbarkeit,
  • Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit.

Arbeitszeit:

  • 30 h bis 40 h wöchentliche Arbeitszeit, montags bis freitags.
  • Die Besetzung des Sekretariats muss in der Kernzeit zwischen 9 und 15 Uhr gesichert sein.
  • Im Zusammenhang mit der Fertigstellung von Berichten und Präsentationen sowie bei Terminen mit Geschäftspartnern sind ggf. eine Arbeitszeitverlagerung oder Überstunden erforderlich.

Entwicklungsmöglichkeiten

  • Eine berufsbegleitende Weiterbildung erfolgt sowohl innerhalb des Arbeitsprozesses als auch über die Teilnahme an einschlägigen Weiterbildungslehrgängen, die vom Unternehmen finanziert werden.

Gehalt und weitere Leistungen

  • Zahlung eines Gehalts in Anlehnung an die „Unverbindliche Gehaltsempfehlung des Arbeitgeberverbandes Deutscher Architekten und Ingenieure“ entsprechend den persönlichen Voraussetzungen
  • Freiwillige Zusatzzahlungen in Abhängigkeit vom Unternehmensergebnis und dem persönlichen Beitrag
  • Abgeltung von Überstunden
  • 30 Tage Urlaub
Ergebnisliste