Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg sucht:

Sekretär*in des Präsidenten

Vergütung

Stellenumfang

60%

Einrichtung

Präsidium

Ort

Oldenburg (Old)

Bewerbungsfrist

09.05.2025

Beschäftigungsbeginn

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Befristet

Mutterschutz und Elternzeit (geplant 12 Monate)

Vorteile an der Universität Oldenburg

30 Tage Urlaub

Sichere Vergütung nach Tarif

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeit

Gesundheitsmanagement

Mobiles Arbeiten

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Unterstützung bei der Kinderbetreuung

Hochschulsport

Über uns

Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen - in enger Zusammenwirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mit Kooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur.

Ihre Aufgaben

Sie managen das administrative Tagesgeschäft des Präsidenten und arbeiten dazu vertrauensvoll mit einer weiteren Kollegin im Duo. Sie arbeiten Hand in Hand mit der persönlichen Referentin des Präsidenten, stimmen sich auch mit den Kolleg*innen im Team der Geschäftsstelle des Präsidiums eng ab und übernehmen gegenseitig Vertretungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

Termine für den Präsidenten koordinieren und Kalender verwalten
Mit universitätsinternen und -externen Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich, vornehmlich per E-Mail, kommunizieren, auch in englischer Sprache
Sitzungen vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
Fristen und laufende Prozesse nachverfolgen (u. a. für Anfragen aus Ministerien und Gremien)
Reisen für den Präsidenten koordinieren (In- und Ausland)
Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen erstellen
Finanzmittel des Präsidenten planen, umsetzen und überwachen, Finanzauswertungen erstellen

Ihr Profil

Einstellungsvoraussetzungen sind:

Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenprüfung I oder eine gleichwertige Ausbildung
Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie hervorragendes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook

Von Vorteil sind darüber hinaus:

Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensiven Vorgängen
Organisatorisches Geschick und schnelle Auffassungsgabe
Selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Wir bieten

Einen interessanten Arbeitsplatz, an dem Sie die zentralen Entwicklungen der Universität erleben und administrativ unterstützen können
Ein engagiertes Team und eine freundliche Arbeitsatmosphäre
Bezahlung nach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen)
30 Tage Jahresurlaub
Die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
Ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot
Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und die Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports
Nutzung des JobTickets im VBN
Eine gute Infrastruktur mit Mensa und Bibliothek

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Weitere Informationen

Die Stelle ist in der Geschäftsstelle des Präsidiums angesiedelt und als Vertretung zu besetzen. 60% entsprechen zzt. 23,9 Wochenstunden. Die Vertretung erfolgt zunächst bis zum 04.11.2025 für die Dauer des Mutterschutzes sowie der sich voraussichtlich anschließenden Elternzeit (geplant 12 Monate).

Die Auswahlgespräche sind geplant für 13.05.2025 nachmittags / 14.05.2025 vormittags. Bewerbungs- und Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Kontakt

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen die Leiterin der Geschäftsstelle des Präsidiums, Almke Ratjen, unter 0441 798 4172 oder almke.ratjen@uol.de.

Jetzt bewerben

Bitte senden Sie bis zum 09.05.2025 Ihre Bewerbung per E-Mail an

geschaeftsstelle.p@uol.de)

Bewerbung mit einem Lebenslauf, Zeugnissen und Qualifikationsnachweisen sowie einem Motivationsschreiben bitte als eine zusammenhängende PDF-Datei an den Präsidenten der Universität Oldenburg, Prof. Dr. Ralph Bruder. Verzichten Sie gern auf ein Foto in Ihren Bewerbungsunterlagen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen in Papierform nicht zurücksenden, und senden Sie daher keine Originale oder Mappen zu.