Leitungsassistenz (all genders) Fort- und Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement als...
Leitungsassistenz (all genders) Fort- und Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement als Krankheitsvertretung
Gemeinsam besser. Fürs Leben.
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) - und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein - und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.
Willkommen im UKE.
Job-ID: J000004306
Art der Anstellung: Befristet
Arbeitszeit: Vollzeit/Teilzeit
Bewerben bis: 31.03.2025
Unternehmensteil: UKE_Zentrale Dienste
Tätigkeitsbereich: Management & Verwaltung
Bereich: GB Akademie für Bildung und Karriere | Alstercity Osterbekstraße 90c
Die UKE-Akademie für Bildung und Karriere (ABK) qualifiziert die berufserfahrenen Fachkräfte des UKE passgenau weiter, identifiziert und entwickelt die Führungskräfte des UKE und bildet Nachwuchsfachkräfte aus. Die Abteilung Fort- und Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement bietet für die Mitarbeitenden des UKE-Konzerns sowie für externe Interessierte Fort- und Weiterbildungen in verschiedenen Formaten und Methoden an.
Für den Standort Alstercity suchen wir für die Abteilung Fortbildung, Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement ab 01.04.2025 eine Leitungsassistenz. Diese Position ist als Krankheitsvertetung für die Dauer der Abwesenheit der Kollegin, maximal bis zum 31.12.2025 (ggf. mit Option auf Verlängerung), zu besetzen.
Zu den Tätigkeiten dieser Position gehören u.a. folgende Aufgaben:
- Sicherstellung des reibungslosen administrativen Ablaufes am Empfang sowie Koordination der anfallenden Aufgaben am Standort Alstercity
- Sicherstellung des Seminarbetriebs: Vor- und Nachbereitung der Seminarräume inklusive des Stellens von Tischen und Stühlen, Ausgabe von Medien und Materialien sowie Bereitstellung des Caterings
- Organisation, Administration und Dokumentation der Qualifikationsangebote
- Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden vor Ort
- Sicherung der Erreichbarkeit zu den Geschäftszeiten und serviceorientierte Kommunikation mit Dozierenden, Teilnehmenden und Mitarbeitenden
- Pflege von Datenbanken und Online-Medien, Erstellung von Auswertungen und Präsentationen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
- Eigenständige Büroorganisation (z.B. Postbearbeitung, Wiedervorlage, Ablage)
- Assistenztätigkeiten für die Abteilungsleitung
- Vertretungen anderer Sekretariate der ABK
- Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Berufsausbildung mit mindestens zwei Jahre Berufserfahrung
- Idealerweise Berufserfahrung in der selbständigen Organisation und Administration von innerbetrieblichen Fortbildungen
- Flexibilität in der Arbeitszeit zur Sicherstellung der bedarfsorientierten Besetzung des Büros im Rahmen der Hamburger Gleitzeitordnung
- Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Belastbarkeit
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie der Pflege von Datenbanken, sicherer Umgang mit Seminartechnik
- Eigeninitiative und Engagement, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Lösungsorientierung, Zuverlässigkeit und Diskretion
Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.
Das bieten wir- Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
- Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
- Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände
Kontakt zum Fachbereich
Frau Katrin Krohn
+49 152 22825308
Kontakt zum Recruiting
Recruiting Team
+49 (0) 40 7410-52599
Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt
Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.