Ihre Aufgaben

Organisation der Geschäftsprozesse und Terminkoordination der Fakultätsgeschäftsführung und des Forschungscontrollings
Unterstützung der Geschäftsführung beim Management der Forschungsinfrastrukturen (Räume, Serviceeinrichtungen, etc.)
interne und externe Kommunikation, Empfang, Telefon, E-Mail
schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Aufbau und Weiterentwicklung eines IT-basierten papierarmen Ablage- und Dokumentenmanagements in Abstimmung mit den anderen Bereichen des Ressorts unter Verwendung webbasierter Applikationen wie OneNote, Sharepoint, etc.
Betreuung von Gremien und Kommissionen, wie Kommission für Forschungsethik, Gerätekommission und ZTE-Nutzerbeirat
Erstellung von Vorlagen und Präsentationen im Rahmen der Bearbeitung von Organisationsthemen

Ihr Profil

mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz oder in ähnlicher Funktion auf Leitungsebene
eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungsausbildung oder ein Hochschulstudium (Bachelor) jeweils mit einschlägiger Zusatzqualifizierung (z. B. Office-Management)
Erfahrungen im Hochschul- und Wissenschaftsbereich sind von Vorteil
hohe Leistungsbereitschaft und Organisationskompetenz sowie Freude an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit unterschiedlichsten Personengruppen
souveräner Umgang mit MS-Office Anwendungen und die Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in weitere IT-Anwendung insbesondere webbasierte Tools
gute Ausdrucksweise sowie hohe Sorgfalt und Genauigkeit im Umgang mit schriftlicher und mündlicher Kommunikation

Unser Angebot

eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit
ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
vielfältige interessante Benefits
Gesundheit und Sport gefördert durch ein ausgezeichnetes betriebliches Gesundheitsmanagement
Entgelt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) inkl. Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes einschließlich Zusatzversorgung

Assistenz (w/m/d) der Geschäftsführung