Sachbearbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer der Fachbereichsleitung im Fachbereich Bildung, Schule und Sport

Die Stelle auf einen Blick

Stellenumfang: Es handelt sich um eine Vollzeitbeschäftigung mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden. Die Stelle kann grundsätzlich bei sich vollständig einander ergänzenden Arbeitszeiten mit Teilzeitkräften besetzt werden.

Befristung: Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Einstellungszeitpunkt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Stellenwert: EG 6 TVöD

Bewerbungsfrist: 9. März 2025

Ihre Aufgaben

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie Terminkoordination und -überwachung
Nachbereitung von Besprechungsterminen
Zusammenstellung von Unterlagen für Termine
Sachbearbeitung für die Fachbereichsleitung (selbstständige Beantwortung von Anfragen anderer Stellen, Institutionen, Verbänden oder Dienststellen der Stadt Osnabrück)
Schreibtätigkeiten einschl. Gestaltung und Layout der Schriftstücke
Wiedervorlage
Verteilung der eingehenden Post einschl. elektronischer Medien und Postausgang
Betreuung des Sitzungsdienstes inkl. der Erstellung von Vorlagen
Telefondienst und Besucherbetreuung
Materialbewirtschaftung
Planung und Organisation von Fortbildungen/Dienstreisen

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter, Industriekaufmann oder Groß- und Außenhandelskaufmann (m/w/d).

Des Weiteren erwarten wir:

Mehrjährige fundierte sowie aktuelle berufliche Erfahrungen im Büromanagement
Erfahrungen im Sekretariatsbereich
Sehr gute EDV-Kenntnisse (Microsoft Office, Outlook sowie wünschenswert SAP)
Gute Auffassungsgabe sowie sorgfältige, selbständige und vorausschauende Arbeits-weise
Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft
Diskretion und Verschwiegenheit
Gute Umgangsformen und sicheres verbindliches Auftreten
Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit
Belastbarkeit
Unser Angebot Vielfältige fachliche Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
Anspruchsvolle Tätigkeiten in lokalen und überregionalen Netzwerken
Verlässliche Arbeitsbedingungen und ein gestaltbarer Arbeitsplatz
Tarifliche Eingruppierung inklusive der zusätzlichen Vorteile des TVöD, wie beispiels-weise Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung (VBL) und Leistungsorientierte Bezahlung
Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket
Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen,wie mobiles Arbeiten/Home Office
Eine anerkannte Personalentwicklung mit attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeitensowie ein ausgeprägtes Gesundheitsmanagement (u.a. Firmenfitnessprogramm, E-Bike-Leasing)

Eine Übersicht zu den Benefits der Stadt Osnabrück finden Sie hier.

Kontakt bei Fragen

Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne Frau Butke, Fachbereichsleitung, Telefon 0541/323-4415.
Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Schmidt, Fachbereich Personal und Organisation, Tel.: 0541/323-4167 zur Verfügung.
Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von allen Menschen unabhängig ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.