Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Sonstige Bereiche
Ort
Berlin (Dahlem)
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Arbeitszeit
Teilzeit
Anstellungsdauer
Unbefristet
Bewerbungsfrist
04.03.2025
Laufbahn / Entgeltgruppe
Mittlerer Dienst
Kennziffer
DRS SB_Qual

Kontakt

Herr Dr. Markus Edler
Mailkontakt

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Tätigkeitsprofil:

Zentraleinrichtung - Dahlem Research School

Sachbearbeitung (m/w/d) Qualifizierung

mit 50%-Teilzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: DRS SB_Qual

Die Zentraleinrichtung Dahlem Research School der Freien Universität Berlin ist eine Einrichtung für Wissenschaftler*innen in ihrer frühen Qualifikations- und Berufsphase. Unsere Aufgabe ist es, gute Promotionsbedingungen an der Freien Universität Berlin zu fördern. Wir informieren und beraten rund um die Promotion und bieten ein umfangreiches Workshop-Programm an, dass den Promovierenden aus den Einrichtungen der Berlin University Alliance* zugänglich ist.

Wir bieten Ihnen

sorgfältige Einarbeitung
ein attraktives Gehalt (TV-L FU Entgeltgruppe 9a, 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit)
einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz auf einem grünen Campus im Südwesten Berlins und ein ausgeprägt kollegiales Team
familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit der Arbeit im Home-Office
ein vielfältiges Weiterbildungsangebot
Teilnahme am Hochschulsport sowie an gesundheitserhaltenden und -fördernden Maßnahmen
vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr

Aufgabengebiet:

Angebotsanfragen bei Trainer*innen nach Bedarfsplanung der zuständigen Referentin und Durchführung des Vergabeverfahrens nach den Richtlinien der Freien Universität Berlin sowie Kommunikation mit den Trainer*innen, überwiegend in englischer Sprache
Veranstaltungsorganisation über die DRS-Buchungsplattform, u. a. Einrichtung von Workshops mit entsprechenden Buchungsregeln, Überwachung der Buchungen und Wartelistenplätze, Erstellung und Auswertungen von Evaluationsbögen im Zensus
Teilnehmermanagement über die DRS-Buchungsplattform und Bearbeitung allgemeiner Anfragen telefonisch oder per E-Mail, überwiegend in englischer Sprache
Veranstaltungsmanagement für Präsenz- und online-Veranstaltungen, Einholen von Angeboten für Hotelbuchung für größere Veranstaltungen, Raumbuchung für Präsenzveranstaltungen, Einrichtung von Webex-Räumen, Betreuung von Webex-Veranstaltungen
Budgetüberwachung hinsichtlich des bereitgestellten Sachmittelbudgets, Honorarabrechnungen sowie Berichterstattung zu Ausgaben und Jahresplanung an die BUA-Geschäftsstelle
Mitarbeit am DRS Newsletter, Aufbereitung von Informationen für die DRS-Webseite und andere soziale Medien

Anforderungsprofil

Einstellungsvoraussetzungen:

Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.

Erwünscht:

Erfahrungen mit der Organisation und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen (Gästebetreuung, Budgetverwaltung, Catering etc.)
Erfahrungen im Finanzcontrolling sowie in Buchführung und Projektarbeit
Kenntnisse und Erfahrungen mit Beschaffungen unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Regeln
sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft zur Einarbeitung in das Kursbuchungssystem OpenCampus
Erfahrung in der Arbeit mit Content Management Systemen (CMS) für die Pflege und Erstellung von Webseiten und in der Pflege von Accounts sozialer Netzwerke
sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache
sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft sowie Zuverlässigkeit
Freude an der Tätigkeit im Team

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe derKennung bis zum 03.03.2025im Format PDF (vorzugsweise alseinDokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Dr. Markus Edler:drs@fu-berlin.deoder per Post an die

Freie Universität Berlin
Exzellenzausschreibungen
Dahlem Research School
Herrn Dr. Markus Edler
Hittorfstr. 16
14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden.

Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

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