Kaufmännische/r Koordinator/in (w/m/d)
Das Sachgebiet Kaufmännisches Gebäudemanagement und Querschnittsaufgaben setzt sich aus den Bereichen Bauhaushalt, Zeichenbüro & Dokumentation, Zutrittsmanagement und dem Raum- und Liegenschaftsmanagement zusammen und besteht derzeit aus ca. 40 Mitarbeiterinnen.
Das Team des Bauhaushalts ist verantwortlich für die Erstellung und Abrechnung von Architekten- und Ingenieurverträgen sowie die Überwachung des Bauhaushalts und die Steuerung von Baumitteln. Die Rechnungs- und Vertragserstellung sowie die Prüfung von Honorarabrechnungen ist hier verortet. In enger Zusammenarbeit mit Projektleiterinnen und Führungskräften wird die kaufmännische Abwicklung von Bauprojekten sichergestellt und die Unterstützung bei der Administration des Bauprogramms geleistet.
Zudem verwaltet das Team Zuwendungsbescheide aller vom Land finanzierten Maßnahmen und steht dabei in enger Abstimmung mit dem Geschäftsbereich G3-1 Finanzen.
Bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen steht der Bauhaushalt in Verbindung mit dem Niedersächsischen Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK), dem Staatlichen Baumanagement Südniedersachsen und der Internen Revision der UMG.
Anhand der vom Bauhaushalt angefertigten Unterlagen erfolgt die Ermittlung und Abrechnung der Bauleitungsmittel und Baunebenkosten.
- Überwachung des Bauhaushalts und Sicherstellung einer effizienten Mittelbewirtschaftung
- Bearbeitung von Zuwendungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit dem Zuwendungsgeber und dem Geschäftsbereich Finanzen
- Vorbereitung, Prüfung, Erstellung und Abschluss von Planungsverträgen nach HOAI und Dienstleistungsverträgen inkl. wiederkehrender Rahmenzeitverträgen
- Implementierung einer Investitionsplanung
- Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Ausschreibungen sowie Vorlagenerstellung für Mutter-/Muster-Leistungsverzeichnisse
- Prüfung und Optimierung bestehender Prozesse im Rechnungs- und Vertragswesen
- Analyse und Optimierung vorhandener Prozesse insbesondere Prüfung auf Digitalisierung an den Schnittstellen
- abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, der Bauwirtschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung oder Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Bauhaushaltbewirtschaftung, Rechnungsprüfung sowie Vertragsmanagement, idealerweise im Bauwesen
- fundierte Kenntnisse im Vertragsrecht, insbesondere im Bereich HOAI
- Kenntnisse im Vergaberecht des öffentlichen Dienstes (VOB, VgV)
- Erfahrungen in der Abrechnung von Drittmitteln und Zuwendungen
- strukturierte und analytische Arbeitsweise sowie eine hohe Zahlenaffinität
- hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- ein versierter Umgang mit dem MS-Office-Paket sowie SAP werden vorausgesetzt
- Erfahrungen eines EDV gestützten Abrechnungssystems (idealerweise HHV-Bau) sind von Vorteil
- Organisationsgeschick und ein überdurchschnittliches Engagement zeichnen Sie aus
- Sie haben Freude an einem dynamischen Umfeld, sind dienstleistungsorientiert und kommunikationsstark
- ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem innovativen Unternehmen
- eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem aufgeschlossenen Team sowie eine offene Unternehmenskultur
- flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für mobiles Arbeiten
- individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Angebote für Gesundheit und Sport gefördert durch ein ausgezeichnetes betriebliches Gesundheitsmanagement
- Entgelt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TV-L) inkl. Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes einschließlich Zusatzversorgung
- Nutzung eines vergünstigten Jobtickets für den ÖPVN sowie eine vielfältige und interessante Auswahl an Mitarbeiter*innen-Rabatte (Corporate Benefits)