Als zentrale Anlaufstelle für Deine Kollegen bist Du dafür verantwortlich, proaktiv in allen organisatorischen Belangen zu unterstützen und ein modernes, angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen. Dein Arbeitsplatz am Empfang ist der Dreh- und Angelpunkt unseres Büros, und mit Deinem Organisationstalent behältst Du stets den Überblick. So stellst Du sicher, dass der Büroalltag und interne Events reibungslos ablaufen.

Deine Aufgaben

Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf von Büroprozessen und steuerst unsere Empfangskräfte
Du beantwortest Mitarbeiteranfragen zu bürotechnischen Angelegenheiten (z. B. Büromaterialien, Mobiliar, Hardware)
Du übernimmst Verantwortung für eine optimale Gästebetreuung und -verpflegung
Du verantwortest unsere Meetingräume und koordinierst interne Meetings
Du bearbeitest die Ein- und Ausgangspost sowie Postverteilung und Versand
Du unterstützt den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter
Du übernimmst den Einkauf und die Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Getränke- und Obst Bestellungen
Du schaffst ein attraktives Arbeitsumfeld indem Du Dich den Themen Office Dekoration, Begrünung, Mitarbeiter Snacks annimmst
Du unterstützt bei der Organisation von internen oder externen Veranstaltungen (wie Partys, All Hands, Events & Konferenzen mit unseren Partnern)
Du befasst Dich mit den Themen Arbeitssicherheit und Brandschutz für unser Office und arbeitet diesbezüglich eng mit der Sicherheitsbeauftragten zusammen.
Du unterstützt unseren Facility Manager in allen Belangen der Instandhaltung und des Gebäudemanagements unseres Offices (Suche nach und Verhandlung mit Auftragnehmern und Lieferfirmen, Steuerung der Dienstleister vor Ort, Verwaltung von Verträgen und monatlichen Rechnungen)
Du unterstützt unsere Office IT in der Ausgabe & Inventarisierung von Hardware sowie der Entgegennahme & Versendung von defekter Hardware.

Was Du mitbringst

Du hast ein gutes betriebswirtschaftliches Verständnis für Abläufe und Prozesse.
Du kannst nachweisbare Erfahrung als Office oder Facility Manager, Front Office Manager oder Administrative Assistant vorweisen.
Du hast fundierte Kenntnisse in Bezug auf Office-Management-Aufgaben, -systeme und -verfahren.
Eine hohe Serviceorientierung und eine Hands-on-Mentalität sind für Dich selbstverständlich.
Du kennst die rechtlichen Grundlagen, insbesondere im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit.
Du bist sicher im Umgang mit Office-Software (bevorzugt Google Workspace) und bringst praktische Erfahrung mit Büroausstattung, wie z. B. Druckern und Arbeitsplatz Mobiliar, mit.
Du hast erste Erfahrungen im Projektmanagement im Bereich Büroorganisation, Bürogestaltung, Umzüge und Team-Events.

Wie Du bist:

Du arbeitest gerne im Team und unterstützt Deine Kolleginnen und Kollegen.
Du übernimmst Verantwortung für Deine Aufgaben und Deine Entscheidungen.
Du kannst Dich klar und verständlich ausdrücken und bist offen für den Austausch von Ideen.
Du besitzt hervorragende Fähigkeiten im Organisieren und Planen von Abläufen.
Du kannst eigenständig arbeiten und administrative Aufgaben effektiv umsetzen.
Du hast ausgezeichnete Zeitmanagement- und Multitasking Fähigkeiten und kannst Prioritäten setzen.
Du bringst eine hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit zur Problemlösung mit.
Du bist flexibel und kannst Dich schnell an neue Situationen anpassen.
Du hast die Fähigkeit, kreative Lösungen zu entwickeln und Verbesserungen vorzuschlagen.

Benefits

An einigen Standorten eine bezuschusste Kantine und verschiedene kostenfreie Getränke.
Moderne Büroflächen mit sehr guter Verkehrsanbindung.
Diverse Mitarbeiterrabatte für Aktivitäten und Produkte.
Mitarbeiterevents wie Sommer- und Winterfeiern, sowie Workshops.
Zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
Verschiedene Gesundheitsangebote, wie Sport- und Gesundheitskurse.

Kennziffer: 629

Office Manager (w/m/d) / 629