Assistenz der Standortleitung (m/w/d)

Wir suchen dich als Assistenz der Standortleitung (m/w/d)

Wir sind ein Team aus mehr als 1.600 Kolleginnen und Kollegen mit der Mission, die Versorgung mit hochwertigen Medikamenten zuverlässig und bezahlbar zu ermöglichen. Aristo Pharma wurde 2008 aus dem Zusammenschluss verschiedener pharmazeutischer deutscher Traditionsunternehmen gegründet. Zur Unternehmensgruppe gehören heute eine Zentrale in Berlin, ein eigenes Logistikzentrum, fünf Produktionsstandorte in Deutschland und Spanien sowie internationale Vertriebsstandorte. Wir vermarkten Generika, verschreibungspflichtige Original- und OTC-Produkte in 14 Ländern. Damit haben wir uns als feste Größe im Pharmamarkt etabliert.

Pharma Wernigerode gehört als Produktionsstandort im Harz zur Unternehmensgruppe von Aristo Pharma und ist spezialisiert auf die Herstellung und Abfüllung von flüssigen und halbfesten Arzneiformen.

Der Standort schaut auf eine 120-jährige pharmazeutische Tradition zurück und hat eine große Expertise in der Herstellung von Phytopharmaka. Rund 120 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten so einen wichtigen Beitrag zur Gesundheitsvorsorge in Deutschland.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir in Festanstellung am Standort Wernigerode zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine Assistenz der Standortleitung (m/w/d)

Arbeite dort wo andere Urlaub machen, im wunderschönen Wernigerode im Harz!

Deine Aufgaben

• Terminkoordination, Gästeempfang und Bewirtung
• Planung von Meetings, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von vereinbarten Maßnahmen
• Koordination von Terminen, Pflege des Terminkalenders der Standortleitung, Planung von Dienstreisen und Durchführung erforderlicher Hotelbuchungen, Buchung von Leihwagen
• Ist verantwortlich für die medienwirksame Außenwirkung des Unternehmens PHW
• Stellt die Verwaltung und sichere Verwahrung von Verträgen, Erlaubnissen und sonstigen offiziellen Dokumenten der Pharma Wernigerode GmbH sicher
• Ist verantwortlich für die Verwaltung der Dienstwagen von PHW, Koordination von erforderlichen Servicetätigkeiten
• Stellt sicher, dass externe Dienstleister für das Gesamtunternehmen, wie Wachschutz oder Reinigungsdienste, administrativ verwaltet und betreut werden
• Unterstützt die Organisation von Betriebsveranstaltungen inkl. der Buchung der Räumlichkeiten, der Verhandlung entsprechender Verträge und der ordnungsgemäßen Abrechnung der angefallenen Kosten
• Organisation und Gestaltung der Räumlichkeiten (Büroausstattung)
• Stellt sicher, das gemeinsam genutzte Räume, wie Kantinen und Pausenräume, Kopierräume, Kaffeeküchen etc., sich stets in einem ordnungsgemäßen Zustand befinden und veranlasst notwendige Reparaturen und Instandsetzungen sowie die Ausstattung mit entsprechendem Equipment
• Ist verantwortlich für die Inventarisierung von beschafften Gütern und Investments sowie deren jährliche Bestandsprüfung zu festgelegten Terminen
• Stellt sicher, dass nicht mehr benutztes Equipment aus dem Bestand / Inventar (Vermögen) korrekt ausgetragen und entsprechend veräußert oder entsorgt wird
• Ist verantwortlich für die korrekte Abgabe von nicht mehr genutzten Gütern an Mitarbeiter/innen des Unternehmens
• Rechnungsfreigabe im SAP

Was bringst du mit

• Ausbildung: abgeschlossenes Studium der Verwaltungswissenschaften oder vergleichbare Ausbildung /langjährige Erfahrung im vergleichbaren Beruf
• strukturierter und teamorientierter Arbeitsstil verbunden mit der erforderlichen Durchsetzungskraft und Selbstbewusstsein
• Sprachkenntnisse: Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum wir?
Bei uns hast Du die Chance, als Treiber von Veränderung und Wachstum zu wirken. Du arbeitest in einem motivierten und engagierten Team und prägst den Erfolg des Unternehmens, das Lean-Transformation nicht nur als Ziel, sondern als Weg versteht.

Das bieten wir

• Mitgestaltung: Entscheiden Sie sich für einen sicheren Arbeitsplatz bei einem der führenden Generika-Unternehmen in Deutschland.
• Attraktive Rahmenbedingungen: Ihre finanzielle Stabilität sichern wir durch ein Vergütungspaket, bestehend aus einem attraktiven Monatsentgelt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld und einem Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Arbeit & Privates: Wann immer es möglich ist, bieten wir Ihnen die Flexibilität, die Sie benötigen bei der Arbeitsgestaltung. Zudem erhalten Sie 30 Urlaubstage pro Jahr.
• Einarbeitung & Entwicklung: Unser Onboarding befähigt Sie, durch die Unterstützung eines professionellen und von Engagement geprägten Teams, schnell zu selbstständiger Arbeit. Nutzen Sie außerdem unsere umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Kollegiales Miteinander: Wir bieten Ihnen ein herzliches Miteinander, Austausch und Inspiration untereinander sowie flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege. Freuen Sie sich zudem auf verschiedene Events.
• Gesundheit & Prävention: Profitieren Sie von vielseitigen Angeboten zum Gesundbleiben. Wir bieten Ihnen regelmäßige Gesundheitstage, Obstkörbe in den Wintermonaten sowie betriebsärztliche Untersuchungen an.
• Hohes Mobilitätsbewusstsein: Wir bezuschussen nachhaltige Mobilitätsoptionen wie das Bike-Leasing oder das Jobticket.
• Corporate Benefits: Freuen Sie sich über finanzielle Entlastungen durch Mitarbeitenden-Vorteile und Rabatte bei benefits-me und corporate benefits.