Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Wir suchen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung für unseren Kunden, ein innovatives Unternehmen im Bereich der Rückbau- und Entsorgungsprojekte, eine qualifizierte und engagierte Assistenz (m/w/d) der kaufmännischen Geschäftsführung. In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie die selbstständige Planung und Koordination von Terminen und Reisen der Geschäftsführung und tragen so entscheidend zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei.

Einsatzinformationen:
Einsatzort: Karlsruhe (Region)Einsatzbeginn: 03.03.2025Einsatzdauer: bis August 2026Arbeitszeit: VollzeitWochenstunden: 37,5 hArbeitszeitmodell: Gleitzeit (Mo-Fr, 06:00 bis 20:00 Uhr)Vergütung: Attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag, inklusive SonderzahlungenBewerbungsfrist: 27.01.2025

Aufgabenbeschreibung:
Eigenverantwortliche Terminkoordination und Planung:

• Vorbereitung und Betreuung von internen und externen Besprechungen, Sitzungen, Veranstaltungen, Verhandlungen und Seminaren, einschließlich Besucherempfang und Klärung offener Fragen.Reiseorganisation:
• Selbstständige Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Geschäftsführung, einschließlich der Zusammenstellung der erforderlichen Reise- und Terminunterlagen und Dienstreiseabrechnung.Terminüberwachung:
• Selbstständige Überwachung von Terminen und Zusammenführung von Zuarbeiten aus verschiedenen Abteilungen, wie Präsentationen, Statistiken etc., unter Nutzung von MS-Office und Kunden-spezifischer Software.Korrespondenz:
• Eigenständige Handhabung und teilweise Erstellung interner und externer Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie deren Archivierung unter Verwendung zeitgemäßer Kommunikationsmittel.Dokumentation:
• Erstellung und Bearbeitung von Protokollen, Notizen, Berichten, Vereinbarungen und Formularen unter Beachtung von Formvorschriften. Ablage und Überwachung von Wiedervorlagen.

Ihr Anforderungsprofil

Ausbildung und Qualifikation:

• Abgeschlossenes Studium oder Abitur mit kaufmännischer Ausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation.
• Fachspezifische Weiterbildungen im kaufmännischen oder administrativen Bereich von Vorteil.
• Bereitschaft zur Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 12b AtGBerufserfahrung:
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Bereich der Assistenz der Geschäftsführung oder Verwaltung.
• Erfahrung in der Terminkoordination und Organisation von Besprechungen, Sitzungen sowie Dienstreisen ist von Vorteil.Fachkenntnisse und IT-Kenntnisse:
• Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint).
• Erfahrung in der Nutzung kundenspezifischer Software wünschenswert.
• Gute Kenntnisse im Umgang mit Dokumentations- und Informationssystemen.Arbeitsweise:
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, präzise Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Detailgenauigkeit.
• Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und zu priorisieren.Persönliche Eigenschaften:
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und ein verbindliches Auftreten.
• Teamorientierung, Kooperationsbereitschaft und ein proaktiver Umgang mit Herausforderungen.
• Flexibilität und Bereitschaft zur kontinuierlichen Prozessoptimierung. Sprachkenntnisse:
• Sehr gute Deutschkenntnisse (min. C1) in Wort und Schrift, insbesondere in der Verfassen und Bearbeiten von Dokumentationen.
• Gute Englischkenntnisse (min. B2) in Wort und Schrift.

Die ETA Personal GmbH
Die ETA Personal GmbH ist ein Personaldienstleister, der sich auf die Arbeitnehmerüberlassung und Vermittlung von hochqualifizierten Fachkräften spezialisiert hat. Mit einem klaren Fokus auf den deutschen Markt bieten wir unseren Kunden maßgeschneiderte Lösungen und suchen talentierte Experten in verschiedenen Bereichen, darunter Verwaltung, Assistenz und kaufmännische Tätigkeiten. Unser Ziel ist es, die Anforderungen und Bedürfnisse unserer Kunden durch die gezielte Auswahl und Vermittlung von qualifizierten Fachkräften zu erfüllen. Wir legen großen Wert auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren Partnern und bieten professionelle, individuelle Personalberatung für langfristige und nachhaltige Lösungen.

Sind Sie bereit, die Geschäftsführung mit Ihrer Expertise zu unterstützen?
Sind Sie bereit, die Geschäftsführung mit Ihrer Expertise zu unterstützen und einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens zu leisten? Dann zögern Sie nicht länger und ergreifen Sie diese Chance! Bewerben Sie sich noch heute und bringen Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten sowie Ihre Erfahrung in einer verantwortungsvollen Position ein. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam mit Ihnen neue Meilensteine zu setzen.