Unterstützung des Standortleiters im Hinblick auf die Organisation und Verwaltung des Terminkalenders sowie der Organisation von Reisen und Abrechnungen sowie Unterstützung des Teams bei der Reisebuchung-/Vorbereitung und -Abrechnung
Organisation und Überwachung von Postdurchlauf und Terminen, das Einholen von Unterschriften, das Führen und Organisieren der Büroablage, das Verwalten und Bestellen von Büromaterial und die Betreuung von Besuchern
Das Führen und Organisieren der Büroablage beinhaltet auch die Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme sowie die Klassifizierung der Dokumente
Die Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorgesetzten bzw. das Team umfasst das Schreiben von Korrespondenz ggf. auch auf Englisch
Darüber hinaus ist die Abwicklung der sekretariatstypischen Kommunikation wie z.B. Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen, durchzuführen
Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen ( wie z.B.: Besprechungen, Sitzungen, Workshops)
Inhaltliche Mitarbeit bei diversen, fachspezifischen Themen wie z.B. Aufbereitung von Statistiken, Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z.B. Projekte, Budget), sowie die Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen nach Stichworten für die ggf. fehlende Informationen einzuholen sind
Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen

Persönliche Qualifikation

Eigenständigkeit
strukturierte und organisierte Arbeitsweise
gute Kommunikationseigenschaften
hohes Verantwortungsbewusstsein sowie freundlicher Umgang mit Ansprechpartnern (Führungskräfte, Team, Kunden, Partners) ist erforderlich

Sekretärin / Teamassistenz (m/w/d)