Verwaltungsangestellte (m/w/d) im Studierendensekretariat

Das Studierendensekretariat ist die zentrale Registrierungsstelle und die Einrichtung für die Verwaltung von Studierenden und Promovierenden an der Ruhr-Universität. Die Abteilung Studierendensekretariat besteht aus den Bereichen Zulassungsstelle, Immatrikulation, Studierendensekretariat und Stipendienverwaltung. Wir organisieren das Bewerbungs- und Zulassungsverfahren für Studiengänge, sind zuständig für die Ein- und Umschreibungen, Rückmeldungen, Exmatrikulationen und verwalten diverse Stipendienprogramme.

Als Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten. Sie sind dabei im Team die erste Anlaufstelle für Studierende in allen Fragen des von uns betreuten studentischen Lebenszyklus.

Umfang: Vollzeit, Teilzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 05.01.2025

Ihre Aufgaben

Telefonische, schriftliche und persönliche Beratung von nationalen und internationalen Studieninteressierten und (ehemaligen) Studierenden zu allen Bewerbungs-, Zulassungs-, Immatrikulationsangelegenheiten sowie Prozessen der Studierendenverwaltung einschließlich dazu geltender rechtlicher Bestimmungen
Prüfung und Bearbeitung von Anträgen (Bewerbung, Einschreibung, Umschreibung, Exmatrikulation, Beurlaubung etc.)
Begleitung und eigenständige Kontrolle von Vergabeverfahren
Durchführung von Rückmeldungen inkl. Beitragsbearbeitung
Bearbeitung inner- und außeruniversitärer Korrespondenz (Krankenkassen, Behörden, Studentenwerk, etc.)
Zusammenarbeit mit anderen Hochschulbereichen (Prüfungsämter, Studienfachberatung, International Office, etc.)
Fachliche Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung von Softwareeinführungen und Digitalisierungsprojekten innerhalb der Abteilung
Mitarbeit bei der Ausgestaltung von Satzungen
Beteiligung am strukturierten Wissensmanagement

Ihr Profil

Sie verfügen idealerweise über einschlägige, fundierte Erfahrungen im oben genannten Aufgabenbereich
Sie haben idealerweise Erfahrung im kunden- und serviceorientierten Arbeiten in einem vergleichbaren Bereich
Sie arbeiten organisiert, verantwortungsvoll und effizient
Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office-Produkten
Sie haben die Bereitschaft sich schnell in neue Sachverhalte, Rechtsgrundlagen und Softwareprodukte einzuarbeiten
Sie besitzen eine hohe interkulturelle Kompetenz und Offenheit
Sie haben eine ausgeprägte Teamorientierung, Kommunikationskompetenz und Freude am Umgang mit Publikumsverkehr
Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (vergleichbar B2)
Sie verfügen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (vergleichbar C1)