Bürokaufmann/-frau (m/w/d)

In der Kultur und Veranstaltungs GmbH Worms ist schnellstmöglich, die Stelle einer/eines

Bürokaufmann/-frau (m/w/d)

in Vollzeit (derzeit 39,0 Stunden/Woche) zu besetzen.

Die Kultur und Veranstaltungs GmbH Worms ist als Tochter der Stadt Worms für die größten und wichtigsten Kulturveranstaltungen und -institutionen zuständig:

● DAS WORMSER Theater, Kultur- und Tagungszentrum ● Worms Verlag ● TicketService Worms ● Worms: Jazz & Joy ● Spectaculum Worms ● Nibelungen-Festspiele Worms ● diverse Einzelhandels- und Brauchtumsveranstaltungen der Stadt Worms

Ihre Aufgaben

Aufgaben im Bereich Empfang:

• Bedienen der Telefonzentrale
• Bedienen des Türöffners und Empfang von Besuchern
• Entgegennahme der Post, Pakete etc.
• Auffüllen und in Ordnung halten der Prospektständer für Werbeflyer: Wandhalterung, Sekretariat und Sitzungsräume
• Verwaltung der Dienstfahrzeuge: Verwaltung des Kalenders, Ausgabe und Rücknahme der Schlüssel und Fahrtenbücher sowie Kontrolle der Fahrtenbücher und Führerscheine
• Verwaltung der Dienstfahrräder: Ausgabe und Rücknahme der Schlüssel
• Verwaltung der Sitzungsräume: Einbuchung in den Kalender, Kaffeekochen, Eindecken, Abräumen, Pflegen
• Getränkeverwaltung: Getränkebestellung, Abrechnung der Mitarbeitergetränke, auffüllen der Kühlschränke in den Sitzungsräumen und in der Registratur
• Verwaltung/Bestellung der Verbrauchsmaterialien
• Verwaltung einer Barkasse, Abrechnung mit der Hauptkasse
• Erstellung und Führung von administrativen Listen, wie z. B.
• Gebäudeschlüssel, Fahrzeuge, Mobilfunktelefone, etc.
• Leerung der Aktentonne
• Holen und verteilen der Post. Postfahrten zur Buchhaltung und ins Wormser.
• Im Vertretungsfall: Öffnen der Post, bearbeiten der Mail Info@kvg-worms.de
• Im Vertretungsfall: Pflege der E-Mail-Verteiler und Kommunikationsliste

Aufgaben im Bereich EDV:

• Abwicklung von EDV-Angelegenheiten mit dem externen Dienstleister für IT (zurzeit EWR)
• Veranlassung von Arbeitsplatzeinrichtungen bzw. -Stilllegungen
• Ansprechpartner für interne Mitarbeiter bei Anwenderproblemen mit der IT ggfls. Weiterleitung an den Dienstleister für IT
• Veranlassung von Reparaturen der Drucker bzw. notwendige Einstellungen in Abstimmung mit dem externen Dienstleister (zur Zeit Fa. Betz)
• Verwaltung, Ausgabe und Rücknahme der Firmenlaptops, Tabletts etc. sowie des zugehörigen Zubehörs, Anschlusskabel usw.
• Einstellung und Inbetriebnahme des Beamers im Besprechungsraum, Anschluss von Laptops etc.

Aufgaben im Bereich Telefonie:

• Abwicklung von Telefonangelegenheiten für Festnetz und Mobilfunk mit dem externen Dienstleister für IT
• Veranlassung von Arbeitsplatzeinrichtungen bzw. -stillegungen
• Verwaltung der Mobilfunkverträge in Abstimmung mit dem externen Dienstleister (derzeit MPC)
• Aktivierung/Deaktivierung von Mobilfunknummern, Vertragsverlängerungen, Bestellung neuer Geräte (Handy, Tablett etc.)
• Verwaltung, Ausgabe und Rücknahme der dienstlichen Mobilfunktelefone allgemein sowie zu Veranstaltungszeiten
• Pflege der dienstlichen Mobiltelefone, Veranlassung von Reparaturen etc.

Ihre Qualifikationen/Fachkompetenzen:

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, im Bereich Verwaltung oder ähnlich
• Berufserfahrung im Bereich Büromanagement
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Power Point, Word und Excel

Unsere Erwartungen an Sie:

• Sehr gute Deutschkenntnisse - in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Kommunikationsgeschick und ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit. Sehr gutes Gefühl für Formulierungen und das Senden der richtigen Botschaften
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsstärke
• Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Erfahrungen und Kenntniss im Umgang mit der Telefonanlage/-Zentrale und Türöffnungseinrichtung
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen

Wir bieten Ihnen

• Ein interessantes und spannendes Tätigkeitsfeld mit abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgaben
• Selbstständiges Arbeiten
• Tarifanbindung TVöD-EG, Vergütung nach EG 3, sowie betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Eine gute Verkehrsanbindung, bei Bedarf: Job-Ticket·