Ihre Aufgaben

Administrative Projektunterstützung und Assistenz zweier Abteilungen Entwicklung Integrations-/Reifegradmanagement und Konfigurationsmanagement
Koordination und Protokollierung von Abstimmungen/ Workshops
Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Projektstatusmeetings und Abteilungsmeeting
Erstellung von Terminplänen, Entscheidungsunterlagen für übergeordnete Gremien
Unterstützung des Abteilungsleiters sowie der Fachgebietsleiter bei der Steuerung Dienstleister, Budget- und Bestellverfolgung, Obligo, Leistungserfassungen
Unterstützung der Teams bei der Erstellung von Projekt-/ Aufgabenspezifischen Präsentationen
Ansprechpartner für das HA- Sekretariat bei Abfragen innerhalb der Abteilungen Integrations/ Reifegradmanagement und Konfigurationsmanagement
Ansprechpartner für Rückfragen/ Belange der MA & LFGs innerhalb der Abteilungen
Pflege und Bearbeitung von Themen der Zeit Wirtschaft, wie Überstundenanträgen, Monatsabschluss, Korrekturbuchungen
Kommunikation von Infos der SAP-Zeitwirtschaft und Auswertung von Zeitkonten
Planung, Buchung, Abrechnung
Erfassung und Pflege von Versteuerungsbedarfen
Inventurverwaltung und Beschaffung von Assets, IT und Büromaterialien
Berechtigungsmanagement der Abteilungen
Organisation und Management des Datenschutz- und Geheimhaltungskonformen Dokumentenmanagements
Organisation der Kommunikation und der Informationsplattformen (Wiki, Intranet) in Zusammenarbeit mit dem Team

Ihre Qualifikationen

Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation mit Zusatzerfahrungen
Berufserfahrungen
Kenntnisse in Standardsystemen, MS Office 365, SAP Hana
Regelmäßige Kommunikation, Abstimmung und Zusammenarbeit
Teilweise Vertretung des Fachbereichs in Gremien

Ihre Vorteile

Vergütung nach einem der attraktivsten Tarifverträge der Branche (iGZ)
Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
Bezuschussung einer Direktversicherung als betriebliche Altersvorsorge
Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
Jährliche Mitarbeiterveranstaltungen

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.
Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

Administrativer Projektunterstützung (m/w/d)