Ihre Aufgaben

Eigenverantwortliche und proaktive Vereinbarung und Überwachung der Terminkoordination sowie Teilnahme und Protokollierung an ausgewählten Besprechungen
Übernahme Organisation von abteilungsinternen Gremien wie z.B. Vor- und Nachbereitung, Moderation und Teilnahme an den Gremien
Selbständige Beschaffung von Informationen und Unterlagen sowie Klärung von Sachfragen, die Kenntnisse über die aktuellen Geschäftsvorgänge im Zuständigkeitsbereich der Vorgesetzten voraussetzen
Sichtung der Eingangspost, dazugehörige Unterlagen und Geschäftsvorgänge beifügen und verteilen, sowie Überprüfung der Ausgangspost auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Planung und Prüfung von Geschäftsreisen der Abteilung sowie Durchführung und Unterstützung der Reisekostenabrechnung
Übernahme administrativer Sekretariatsaufgaben wie bspw. AWF-Erstellung, Bestellung Büromaterial, Erstellung Vorgänge in C4D, IT-Koordinatoren Rollen, Sicherheitsunterweisungen für (neue) Mitarbeitende
Aufbau und Verwaltung der Ablage sowie selbständige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen unter Berücksichtigung und Anwendung bzw. Auslegung von Regelungen und Richtlinien

Ihre Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung
Fundierte Berufserfahrung im Sekretariat
Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift, sowie gute Kenntnisse in der Anwendung moderner Textverarbeitungs- und Kommunikationssysteme (MS Office, AWFnext, ggf. SAP)
Hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität inkl. Anpassung an betriebliche Erfordernisse
Sehr gutes Kontakt- und Kommunikationsverhalten
Hohe Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, selbständiges Handeln und Organisieren

Ihre Vorteile

Vergütung nach einem der attraktivsten Tarifverträge der Branche (iGZ)
Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
Bezuschussung einer Direktversicherung (als betriebliche Altersvorsorge)
Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
Jährliche Mitarbeiterveranstaltungen

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.
Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

Sekretär Abteilung Logistik, Qualitätsmanagement