DEIN AUFGABENGEBIET

Eigenverantwortliche und proaktive Vereinbarung und Überwachung der Terminkoordination sowie Teilnahme und Protokollierung an ausgewählten Besprechungen
Übernahme Organisation von abteilungsinternen Gremien wie z.B. Vor- und Nachbereitung, Moderation und Teilnahme an den Gremien
Sichtung der Eingangspost, dazugehörige Unterlagen und Geschäftsvorgänge beifügen und verteilen, sowie Überprüfung der Ausgangspost auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Planung und Prüfung von Geschäftsreisen der Abteilung sowie Durchführung und Unterstützung der Reisekostenabrechnung
Übernahme administrativer Sekretariatsaufgaben wie bspw. AWF-Erstellung, Bestellung Büromaterial, Erstellung Vorgänge in C4D, IT-Koordinatoren Rollen, Sicherheitsunterweisungen für (neue) Mitarbeitende
Aufbau und Verwaltung der Ablage sowie selbständige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen unter Berücksichtigung und Anwendung bzw. Auslegung von Regelungen und Richtlinien

DEIN PROFIL

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat
Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift, sowie gute Kenntnisse in der Anwendung moderner Textverarbeitungs- und Kommunikationssysteme (MS Office, AWFnext, ggf. SAP)
Hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität, Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, selbständiges Arbeiten

Abteilungssekretärin (m/w/d)