Personal Assistant (f/m/d)

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Es handelt sich hierbei um mehrere zu besetzende Stellen in Voll- und/oder Teilzeit zur Unterstützung von verschiedenen Lehrstühlen am Campus Vallendar.

• Unterstützung der Lehrstuhlinhaber und ihrer internationalen Teams bei organisatorischen und administrativen Belangen (z. B. Organisation von Prüfungen und Verwaltung von Lehrveranstaltungen)
• Office Management (Korrespondenz, Ablage, Materialbeschaffung, etc.)
• Reiseplanung und -abrechnung
• Planung und Durchführung von Veranstaltungen
• Design und Pflege von Webseiten

• Kaufmännische Ausbildung oder andere Qualifikation im Bereich Sekretariat/Office Management mit entsprechender Berufserfahrung
• Erfahrungen im Office- und Projektmanagement sowie Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung/Finanzverwaltung (z. B. im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten) wünschenswert
• Sehr gute Anwender-Kenntnisse (Microsoft Office 365 inkl. Word mit Formeleditor, Excel und Powerpoint), sowie Bereitschaft, sich mit neuer Computersoftware auseinanderzusetzen
• Erfahrung im Umgang mit Datenbanken (z.B. Literaturverwaltungssoftware wie EndNote oder Citavi) und Content-Management-Systemen zur Pflege von Webseiten wünschenswert
• Teamplayer, Professionelle Kommunikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Flexibel und temporär belastbar
• Freude an der Arbeit in einem internationalen Team
• Interesse, Teil eines universitären Lehrstuhlteams zu werden

• Ein abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld
• Ein aufgeschlossenes, kollegiales und motiviertes Team
• Möglichkeiten, die WHU aktiv mitzugestalten und gemeinsam weiterzuentwickeln
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote
• Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Home-Office Möglichkeit
• Exklusive betriebliche Sozialleistungen
• Umweltfreundliche Mobilitätsangebote (z.B. JobTicket, JobRad, e-Mobilität)
• Kinderbetreuung für berufstätigte Eltern
• Vielseitige Fitness- und Gesundheitsangebote

Für Fragen vorab kontaktieren Sie bitte:

Daniela Nowak
Manager Human Resources
E-Mail: daniela.nowak@whu.edu

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Die WHU - Otto Beisheim School of Management ist die renommierteste private Hochschule in Deutschland und genießt auch international hohes Ansehen. Unsere Standorte in Vallendar und Düsseldorf bieten ein spannendes und sehr internationales Arbeitsumfeld. Die Kultur an der WHU ist geprägt von unternehmerischem Denken, Internationalität, Diversität, einem guten Miteinander und einem starken Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen.

There are several positions to be filled on a full and/or part-time basis to support various chairs at the campus in Vallendar.

• Supporting chairholders and their international teams in organizational and administrative matters (e.g. organization of examinations and administration of courses)
• Office management (correspondence, filing, material procurement, etc.)
• Travel planning and accounting
• Planning and implementation of events
• Design and maintenance of websites

• Commercial training or other qualification in the field of secretarial/office management with relevant professional experience
• Experience in office and project management as well as knowledge of accounting/financial administration (e.g. in connection with third-party funded projects) desirable
• Very good user knowledge (Microsoft Office 365 incl. Word with formula editor, Excel and PowerPoint), as well as willingness to learn new computer software
• Experience in working with databases (e.g. reference management software such as EndNote or Citavi) and content management systems for maintaining websites desirable
• Team player, professional communication skills
• Very good knowledge of German and English, both written and spoken
• Flexible and temporarily able to work under pressure
• Enjoy working in an international team
• Interested in becoming part of a university teaching team

• A diverse and international working environment
• An open-minded, supportive, and motivated team
• Opportunities to actively contribute to the school’s development
• Flat hierarchies and fast decision-making processes
• Attractive skill development and training offerings
• Flexible working time models, including home office option
• Exclusive company-sponsored social benefits
• Ecofriendly mobility offers (e.g., JobTicket, JobRad, e-mobility)
• Various fitness and health activities

For questions, please contact:

Daniela Nowak
Manager Human Resources
E-Mail: daniela.nowak@whu.edu

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WHU - Otto Beisheim School of Management is the leading private business school in Germany and is continuously ranked among the top business schools in Europe. On WHU’s two campuses in Vallendar (near Koblenz) and Düsseldorf, faculty, students, and staff enjoy working in a stimulating international environment. The organizational culture combines an entrepreneurial attitude and international orientation with a strong sense of community and diversity and a high commitment to excellence.

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