Der Deutsche Städtetag / Städtetag Nordrhein-Westfalen

sucht zum 1. Februar 2025 eine/n

Dezernatsassistentin/Dezernatsassistenten (m/w/d)

für das Dezernat V „Stadtentwicklung, Bauen, Wohnen und Verkehr“. Die Stelle ist mit der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (Vollzeit) zu besetzen, ist jedoch grundsätzlich auch für Teilzeitkräfte geeignet. Dienstort ist Berlin.

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

Diese verantwortungsvolle und interessante Tätigkeit umfasst im Wesentlichen die

Erledigung allgemeiner Assistenzarbeiten für den Beigeordneten und eine Referentin/einen Referenten,
Erledigung einfacher und Vorbereitung von anspruchsvoller Korrespondenz,
Vorbereitung von Vortragsunterlagen auf Grundlage von Vorlagen und Materialien,
Qualitätskontrolle von Schreiben und Vorberichten auf formale Korrektheit,
Koordination, Vereinbarung und organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen,
Koordination von referats- und dezernatsübergreifenden Vorgängen,
Vorbereitung und Dokumentation von Dezernatsklausuren,
Reiseplanung des Beigeordneten und einer Referentin/eines Referenten,
Erstellung von Termin- und Sitzungsmappen,
Betreuung von Gremien, Pflege der Listen von Gremienmitgliedern und Kontakten auf Bundes- und Landesebene,
Kalender- und sonstige Kontaktepflege und -überwachung für den Beigeordneten und eine Referentin/einen Referenten,
Bearbeitung der Eingangspost,
Ablage- und Registraturangelegenheiten.

Flexibilität hinsichtlich der übertragenen und künftigen Aufgaben wird erwartet. Eine Änderung der Tätigkeitsschwerpunkte kann nicht ausgeschlossen werden und bleibt demnach vorbehalten.

Worauf kommt es uns an?

Für die ausgeschriebene Position suchen wir eine engagierte und überzeugende Persönlichkeit mit

einer abgeschlossenen Berufsausbildung, idealerweise zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder einer vergleichbaren Ausbildung,
sehr guten EDV-Kenntnissen, insbesondere mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), dem Internet und den Büroorganisationsanwendungen,
versierter und eloquenter mündlicher und schriftlicher Ausdrucksfähigkeit und sehr guten Rechtschreibfähigkeiten,
Erfahrungen bei koordinierenden Tätigkeiten, Kenntnis der internen Abläufe sowie Vertrautheit im Umgang mit Gremien, Verbänden und Institutionen,
ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit und freundlichen Umgangsformen,
hoher Service- und Dienstleistungsorientierung,
eigenverantwortlicher Arbeitsweise,
Freude an der Weiterentwicklung der Assistenzarbeit durch Nutzung neuer digitaler Möglichkeiten z. B. Erfahrung in der Anwendung von Software für Video- und Webkonferenzen sowie elektronischer Aktenführung,
einem hohen Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Überzeugungskraft, Belastbarkeit, Loyalität, Verschwiegenheit und Einsatzbereitschaft.

Was sind die Rahmenbedingungen?

Eine angemessene Vergütung, die abhängig von Ihrer Qualifikation und beruflichem Werdegang bis max. EG 9 b TVöD (VKA) festgesetzt werden kann,
eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem attraktiven Arbeitsumfeld,
flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines attraktiven Gleitzeitmodells sowie mobiles Arbeiten,
moderne technische und ergonomische Arbeitsplatzausstattung z. B. mit mobilen Endgeräten,
Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagement und Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge,
Zahlung einer Jahressonderleistung,
vermögenswirksame Leistungen,
eine attraktive betriebliche Altersversorgung in der Zusatzversorgungskasse,
gute Anbindung zum ÖPNV,
einen sicheren Arbeitsplatz.

Der Deutsche Städtetag fördert die Gleichstellung aller und steht deshalb Bewerbungen aller Personen offen gegenüber, unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei sonst gleicher Qualifikation und Eignung nach Maßgabe des SGB IX bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt und Informationen

Bei Rückfragen oder für weitergehende Informationen steht Ihnen die Personalleiterin, Frau Errenst, Tel: 0221/3771-256 gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen über den Deutschen Städtetag finden Sie auf unserer Homepage unter .

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wenn Sie sich in dem Tätigkeitsprofil wiederfinden und Sie Interesse daran haben, für einen kommunalen Spitzenverband tätig zu sein, dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Diese richten Sie bitte in schriftlicher Form unter Nennung des Betreffs „Dezernatsassistenz Dezernat V“ bis spätestens 27. Oktober 2024 an:

Deutscher Städtetag, Personalabteilung, Gereonstraße 18 - 32, 50670 Köln oder per E-Mail:** bewerbungen@staedtetag.de** (max. 3 MB und im PDF.-Format)

Dezernatsassistenz (m/w/d)