Verwaltungsangestelle/r für das Trägerbüro in Moabit

Wir sind ein engagierter Berliner Träger von vier Kindertageseinrichtungen, der großen Wert auf eine liebevolle Betreuung und Förderung von uns anvertrauten Kinder legt. Zur Unterstützung unseres Teams im Trägerbüro suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivierte Bürokauffrau/ einen motivierten Bürokaufmann in Vollzeit.

Ein Trägerbüro für Kindertageseinrichtungen übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, um den reibungslosen Betrieb der Kitas zu gewährleisten. Hier ist eine umfassende Auflistung der typischen Aufgaben:

· Allgemeine Verwaltung:

Organisation des Büroalltags

Bearbeitung von Post und E-Mails

Terminkoordination und -verwaltung

Dokumenten- und Aktenverwaltung

Vorbereitung und Protokollierung von Sitzungen und Besprechungen

· Personalverwaltung (nur als Vertretung):

Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen

Personalaktenführung

Unterstützung bei der Personaleinstellung und -verwaltung

Bearbeitung von Urlaubs- und Krankheitsmeldungen

Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung

· Finanz- und Rechnungswesen:

Budgetkontrolle

Buchhaltung und Kontenverwaltung

Rechnungsstellung und -prüfung

Bearbeitung von Zahlungseingängen und -ausgängen

· Elternkommunikation und Kinderverwaltung:

Verwaltung von Kinderakten (Aufnahme, Abmeldung, Berlin Pass)

Verwaltung von Elternbeiträgen und Mahnwesen

· Fördermittelverwaltung:

Antragstellung und Abrechnung von Fördermitteln (z.B. öffentliche Zuschüsse)

Dokumentation und Nachweisführung für Förderprogramme

· Qualitätsmanagement und pädagogische Begleitung:

Unterstützung bei der Umsetzung pädagogischer Konzepte

Organisation von Fort- und Weiterbildungen für das pädagogische Personal

Überwachung von Qualitätsstandards und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

· Marketing und Öffentlichkeitsarbeit:

Pflege der Website und Social Media

Erstellung von Flyern, Newslettern und anderen Informationsmaterialien

Organisation von Veranstaltungen und öffentlichen Terminen

· Facility Management:

Koordination von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten

Beschaffung von Büromaterialien und Ausstattung

Verwaltung der Gebäude und Räumlichkeiten der Kitas

· Rechtliche Angelegenheiten:

Unterstützung bei rechtlichen Fragestellungen und Vertragsangelegenheiten

Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten und Behörden bei rechtlichen Auseinandersetzungen

· Datenschutz und IT-Management:

Einhaltung und Überwachung der Datenschutzrichtlinien

Verwaltung der IT-Infrastruktur (z.B. Software für Verwaltungsaufgaben)

Wir bieten Ihnen

• Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem engagierten und freundlichen Team
• Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Faire Vergütung
• Angenehmes Arbeitsumfeld

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Ihrer Gehaltsvorstellung! Bitte senden Sie Ihre Unterlagen an personal@gfbe-berlin.de.