Assistenz des Geschäftsbereichs Recht & Compliance (m/w/d)

WAS SIE BEI UNS VERANTWORTEN

Führung des Sekretariats des Geschäftsbereiches, insbesondere die Erfassung und Überwachung der Geschäftsvorgänge sowie das Führen von Korrespondenz, fehlende Informationen bei entsprechenden Stellen einholen und ergänzen, koordinierendes Mitwirken an Aufgaben des Bereiches im Auftrag des Leiters, Führen und Organisieren der Büroablage, Postbearbeitung
in Zusammenarbeit mit der Vorgesetzten Koordination verschiedener Gremien, z. B. Aufsichtsrat, Gesellschafterausschuss, Vor- und Nachbereitung von Regelterminen und Veranstaltungen dieser Gremien, Zuarbeiten intern und extern veranlassen, Terminabstimmungen und Fristenkontrolle im Zusammenhang mit Gremiensitzungen und Beschlussfassungen auch im Umlaufverfahren
Erfassen und Verarbeiten von Informationen unter Beachtung fachspezifischer Unterlagen (z. B. Durchführen von Recherchen und Aufbereiten der Informationen, Erstellung von Unterlagen und Darstellungen für Präsentationen und Vorträge, Erstellen von Protokollen)
Pflege der Vertragsdatenbank für das Unternehmen
Verwaltung der internen Vertragsdurchläufe (Einholen von Informationen von den Legal Counsel, Rückmeldung an Fachbereiche geben) sowie Fristenkontrolle bei rechtlichen Unterlagen
Vereinbaren und Verfolgen von Terminen, Betreuen von Besuchern
Erstellen und Verwalten von BANFen und Bestellungen im SAP, Betreuung der Verwaltung des Kostenstellenbudgets des Bereiches
Verwalten und Pflegen der Urlaubsplanung, Zeitnachweise, Weiterbildungsbedarfe, bereichsinternen Durchläufe
Unterstützung und Koordination von internen und externen Reporting Verpflichtungen

RELEVANT FÜR IHREN EINSTIEG

abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung im Verwaltungskontext
sehr gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen, SAP
sicheres Agieren in Wort und Schrift in deutscher und englischer Sprache
Organisationstalent
sicheres Auftreten und Souveränität in der Kommunikation, Teamorientierung, Problemlösungskompetenz
Umgang mit vertraulichen Unterlagen
Vorliegen der Voraussetzungen für eine gültige Zuverlässigkeitsüberprüfung (ZÜP) gem. §7 Luftsicherheitsgesetz (LuftSiG). Sollten Sie keine gültige deutsche Zuverlässigkeitsüberprüfung bzw. Sicherheitsüberprüfung besitzen, wird diese gemeinsam im Bewerbungsprozess beantragt.

Ihr Profil wird abgerundet durch

Ausbildung oder Erfahrung als Rechtsanwaltsfach- oder Notarfachangestellte (m/w/d)
langjährige Erfahrung in der administrativen Bearbeitung von rechtlichen Sachverhalten
hohes Maß an Selbständigkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit sowie Belastbarkeit

Bei uns zählt der Mensch! EFW engagiert sich für Vielfalt und eine integrierende Firmenkultur. Deshalb freuen wir uns auf alle Bewerbungen unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Identität, Weltanschauung oder Religion.