Mitarbeiter:in im CISPA Front Offices Team (m/w/d)

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

Zuständigkeit für Empfangs- und Organisationstätigkeiten an und zwischen den Standorten
Telefonzentrale, Raumbuchungen, Besprechungsorganisation
Post- sowie Warenannahme und -verteilung/-ausgabe
Bearbeitung interner Aufträge über ein digitales Ticketsystem und mittels SAP S4/HANA nach entsprechender interner Einweisung bzw. Schulung
Support der Meeting- & Eventservices
Dokumentation von internen Prozessen und Meetingprotokollen im CISPA-Intranet
Terminorganisation und -koordination von Präsenz-, Hybrid und virtuellen Meetings, u.a. Koordination von Bewerbungsgesprächen
Verwaltung des Büromaterialbestandes und Koordination des dezentralen Vorrats
Zutrittsmedien-Verwaltung und Beschilderung von zentralen Räumen und Büros
Formularerstellung und -kontrolle, hier bspw. Kostenerstattungen

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung,alternativ einschlägige Berufserfahrung
Gute EDV-Kenntnisse in MS-Office und eine hohe IT-Affinität
Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute kommunikative Fähigkeiten
Stets freundliches Auftreten
Teamgeist und Flexibilität
Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei hoher Belastung strukturiert und verlässlich zu arbeiten
Hohes Engagement sowie eine hohe Arbeitsmotivation
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in der Entgeltgruppe E5
Auf Wunsch sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
Flexible Arbeitszeiten
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
DeutschlandJobticket
Soziale und teambildende Aktivitäten
Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Ist das Interesse geweckt?

Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über unser Bewerberportal ein.

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Application Management Team.
Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen [Ilona Müller] per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.