Mitarbeiter*in im Sekretariatsdienst (m/w/d) Vollzeit in München
Für den ver.di-Bezirk München suchen wir ab sofort
eine/n Mitarbeiter*in (m/w/d) in Vollzeit 38 Std./Wo.
Kompetenzen:
Freude am Umgang mit Mitgliedern
Fähigkeit mit schwierigen Situationen umzugehen
Bereitschaft zur Teamarbeit
Flexibilität für Vertretungsaufgaben
Kommunikative und soziale Kompetenz
Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbareBerufserfahrung
Kenntnisse im Umgang mit MS-Office Programmen
Bereitschaft zur Qualifizierung
Praktische Erfahrungen in der Mitgliederbetreuung
Stellenbeschreibung / Aufgabenschwerpunkte:
Anfragen, Anträge, Beschwerden entgegennehmenAnliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten
Beratungstermine vergeben, Beratungsgesprächevorbereiten
Eigenständige und abschließende Bearbeitung vonStandardanfragen
Auskünfte zu ver.di erteilen(Leistungen, Struktur, Zuständigkeiten)
Posteingang und Postausgang mit eigenständigerBeantwortung im Rahmen der Vorgaben
Verteiler aufbauen und pflegen
Organisatorische Zuarbeit
Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen
Führen des Protokolls
Beschaffen, auswählen, aufbereiten der vomVorgesetzten benötigten Informationen im Rahmendefinierter Vorgaben
Eigenständige Bearbeitung vonStandardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich
Terminplanung, Überwachung und Koordination
Schriftverkehr
Erstellen von Briefen und Mails
Schreibarbeiten eigenständig
Textbearbeitung von Standardtexten
Eigenständige Text- und Präsentationsgestaltung nachhäufig wechselnden Vorgaben(Flugblätter, Informationsmaterial, Präsentationen)
Telefonanfragen
Telefonvermittlung an zuständige/n Bearbeiter*in
Telefonauskünfte im eigenen Zuständigkeitsbereich
Büroverwaltende Tätigkeiten
Allgemeine Bürotätigkeiten
Kopieraufträge
Materialbestellung
Versand von Informationsmaterial
Informationsbeschaffung (Internet/Intranet)
Wiedervorlagen
Ablage
Allgemeine organisatorische Tätigkeiten
Reiseplanung und Organisation
Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
Unterstützung bei Organisation von Veranstaltungen
MIBS (Mitgliederdatenbank: wird geschult)
Abfragen aller Art
Bearbeitung aller Daten
Auswertungen
Bestehende Statistiken abrufen, grafisch aufbereiten, - - Selektionen vornehmen
Rechnungswesen
Reisekostenabrechnung erstellen/überprüfen
Vorprüfung von Rechnungen
Einfache Abrechnungen (Sachmittel etc.) erstellen
Kostenstellen ermitteln und eintragen
Zuarbeit zum Controlling im Zuständigkeitsbereich
Schwerbehinderte werden, wenn ihre Qualifikation dem Anforderungsprofil entspricht, bevorzugt berücksichtigt.