Sekretär*in und Organisationsprofi

Diese Stellenbeschreibung unten hat zunächst den Hintergrund, dass eine unserer „Service-Feen“ -
MAMI wird. Für 15 Monate brauchen wir hierfür „powerfule“ Verstärkung.

Abhängig von dem Menschenkind, welches wir gewinnen können : können die „eigentlichen persönlichen“ Interessen gewinnbringend eingebracht sowie auf- und ausgebaut werden; die da sein könnten: Social Media, KI-Technik integrieren, Mandanten-Onboarding *, Mahnwesen **, Mandatsverantwortung **, Lohn & Gehalt *
--> „* “= „anders & digital“

Beschäftigungsumfang: 38,5 - 40 Std., Vertrag zunächst befristet, Option auf Entfristung

Arbeitszeit: 09:00 - 17:00 Uhr, freitags 09:00 - 16:00 Uhr, HO Möglichkeit

Ziel der Stelle: Verwaltung, Organisation, Korrespondenz, Telefon + Post, Mandantenservice

Telefonzentrale
Postein und -ausgang in Datev mit Ablagestruktur; Postausgang( Briefe, Pakete) -> via Post
Mandantentermine für Berater vereinbaren; Dringlichkeiten sofort klären mit Vorgesetztenoder mit MVMs
Postverwaltung der internen Firmen
Mandantenbewirtung
Wöchentliche Kalenderüberwachung
E-Mail Postfächer bearbeiten, Fax-Eingänge für beide Standorte bearbeiten
Wöchentliche Fristenüberwachung
Büroorganisation, Lüften, Kaffee kochen, Empfangsordnung
Besprechungsraum - Organisation: Flipchart etc.
Einweisung neuer Mitarbeiter, Onboarding Dokumente vorbereiten + aushändigen
Organisation der Teilnahme an externen Veranstaltungen
Schriftliche Korrekturen von Jahresabschlüssen anfertigen
Jahresabschlüsse binden
Finanz- bzw. diverse Briefe faxen
Diverse individuelle Reports erstellen ( Excel, Word)
Büromaterial & Wasser , Getränke bestellen
Mitarbeiterveranstaltungen organisieren
Schreiben an Mandanten erstellen
Infobriefe an Mandanten verschicken
Mandantenordner verschicken
Aufräumaktionen organisieren
Kontakt mit dem Hausmeister (Facilitymanagement)
Kontrolle Fenster & Türen a.E.d.Tages (Brandschutz)

Was bringst Du an skills mit*

Kaufmännische Ausbildung z.B. Büromanagement o. Ä.
Erste Berufserfahrungen im Sekretariat / Empfang/ Assistenz
Belastbarkeit sowie sonniges Gemüt
Organisationstalent mit positiven stressless-mind & Service Gen
Professionelle & gute Kommunikation mit Allen* sowie Mandanten
Positive Ausstrahlung & Interkulturelles Denken & Handeln
Umgang mit MS Word sowie vorteilhaft „Datev-Kenntnisse“
Deutschkenntnisse fließend, auch in Wort & Schrift, jede weitere Sprache Herzlich Willkommen