Kaufmännische Mitarbeiterin / Kaufmännischen Mitarbeiter (w/m/d)

Ab sofort, Münster

Stellenbeschreibung

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Unser Geschäftsbereich Facility Management baut, betreibt und bewirtschaftet ein komplexes Portfolio mit spannenden und vielseitigen Objekten - von den Ministerien in Berlin und Bonn, über Bundesgerichte und Forschungseinrichtungen bis zu den Gebäuden des Zolls, der Bundespolizei, der Bundeswehr oder der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW). Im Dialog mit unseren Kundinnen und Kunden gestalten wir den Weg zu einem klimaneutralen Immobilienmanagement.

Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Die Direktion Dortmund sucht für den Stab des Geschäftsbereichs Facility Management am Arbeitsort Münster zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Kaufmännische Mitarbeiterin /
Kaufmännischen Mitarbeiter (w/m/d)

(Entgeltgruppe 8 TVöD Bund / Besoldungsgruppe A 8 BBesG, Kennung: DOFM010007, Stellen‑ID: 1186585)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben darf keine neuen Beamtenverhältnisse begründen. Die Übernahme von auf Lebenszeit verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungsgruppe, aber ohne Laufbahnwechsel) ist mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) möglich.

Die Einstellung erfolgt unbefristet in Teilzeit (bis zu 23,4 Wochenstunden)

Nach zwei Jahren besteht die Option, die Arbeitszeit auf Vollzeit anzuheben.

Aufgabengebiet

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

Übernahme von Koordinationsaufgaben für die Hauptstellenleitung DOFM und den Stab, insbesondere:Telefonische Auskünfte sowie Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen für die Hauptstelle DOFM
Erstellen von Präsentationen in Microsoft PowerPoint
Koordination von Anfragen innerhalb der Hauptstelle, der Zentrale und von Externen

Unterstützung der Hauptstelle DOFM für den Arbeitsbereich Organisation und Personal, u. a.Organisation und Koordination der Fortbildung für die Hauptstelle Facility Management nach Vorgabe
Organisation von externen Fortbildungsangeboten einschließlich der Einholung und Vorbeurteilung von Angeboten
Koordination der Beurteilungserstellung sowie terminliche Überwachung für den Geschäftsbereich DOFM
Koordinierung der Anfragen an die Hauptstelle FM

Allgemeine Bürotätigkeiten, insbesondere:Zuordnung von Post- und E‑Mail-Eingängen an die zuständigen Bearbeiter*innen und Teams
Anlegen, Führen und Aussondern von Akten, Terminüberwachung
Datenpflege, Anlegen und Führen von Listen, Tabellen und Übersichten
Mitwirkung bei der Erstellung von Reports aus SAP/BALIMA
Rechnungsbearbeitung und z. T. Datenpflege in SAP/BALIMA

Anforderungsprofil

Was erwarten wir?

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung zur Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) oder vergleichbare kaufmännische Qualifikation gemäß dem DQR-Niveau 4

Fachkompetenzen:

Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der IT‑Fachverfahren SAP‑BALIMA von Vorteil
Kenntnisse im Umgang mit Bimaps WebGIS oder die Bereitschaft, sich diese anzueignen
Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der einzusetzenden Microsoft-Office-Produkte (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
Kenntnisse in Sharepoint wünschenswert
Gute Kenntnisse im Bereich der Vergabe von Lieferungen und Leistungen (VOL) von Vorteil
Fachkenntnisse und praktische Erfahrung im Bereich der Organisation und in der Koordination von Personalangelegenheiten wünschenswert
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Weiteres:

Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
Gutes Organisationsgeschick
Gute Auffassungsgabe
Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten
Gute Kommunikationsfähigkeit
Kunden‑/adressatenorientiertes Verhalten und Verhandlungsgeschick
Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit und Sozialkompetenz
Gutes Urteilsvermögen
Diskretion und Verschwiegenheit
Bereitschaft zu Dienstreisen
Führerschein Klasse B sowie die Bereitschaft zum selbstständigen Führen von Dienstfahrzeugen

Wir bieten

Was bieten wir?

Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
Betriebliche Altersversorgung
Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
30 Tage Urlaub
Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
Kostenfreie Parkmöglichkeiten
Verkehrsgünstige Lage
Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich online bis zum 3. Oktober 2024 über die zentrale Bewerbungsplattform INTERAMT unter der Stellen-ID 1186585.

Haben Sie noch Fragen?

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Michelle Fernholz unter der Telefonnummer +49 251 98168‑145 gerne zur Verfügung.

Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Herrn Bernd Bredenbröcker unter der Telefonnummer +49 251 98168‑440.

Weitere Informationen finden Sie auch unter https://karriere.bundesimmobilien.de.

Hinweise zum Datenschutz und Speicherung Ihrer Daten nach DSGVO im Zuge Ihrer Bewerbung bei der BImA finden Sie hier https://www.bundesimmobilien.de/datenschutz.

Hinweise:

Die Arbeitsplätze in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sind grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den jeweiligen Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen des Arbeitsplatzes, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Bei gleicher Eignung werden Frauen im Falle einer Unterrepräsentanz nach dem Bundesgleichstellungsgesetz besonderes berücksichtigt. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen und stellen diese bei gleicher Eignung bevorzugt ein.

Im Rahmen des Bundesgleichstellungsgesetzes ist die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben bestrebt, den Anteil der Frauen - insbesondere auf höherwertigen Dienstposten/Arbeitsplätzen - zu erhöhen und fordert deshalb Frauen besonders zu Bewerbungen auf.