Unser Architekturbüro sucht eine(n) motivierte(n) und engagierte(n) Mitarbeiter/in für alle bürotypischen, kaufmännischen, verwaltenden und organisatorischen Tätigkeiten.
Im Wesentlichen sind folgende Aufgaben zu bewältigen:

Buchungsbelege sortieren und abheften, DATEV-Kenntnisse von Vorteil
vorbereitende Tätigkeiten für das Steuerbüro
Reisekosten, Fahrtenbuch, Verpflegungspauschalen führen
Immobilienverwaltung (Kontakt und Klärung mit Mietern, Verträge und Protokolle erstellen, Nebenkostenabrechnung, Versorgerabwicklung, etc.)
Post holen, sortieren, Postwege
Tagesverkehr Emails prüfen, sortieren, zuordnen
Ordnerstruktur und Systematik anlegen sowie pflegen
Papierdokumentation zusammenstellen und ausfertigen
Bestand Büromaterialien überwachen und auffüllen
Botengänge
Papier- und PC-Faxe versenden
Schriftsätze vorbereiten und finalisieren sowie nach Diktat anfertigen (10-Finger-System)
Telefonbesetzung inkl. Erinnerungsanrufen/Nachfassen
Terminvereinbarung und -pflege, Fristenkontrolle, selbständige Wiedervorlagenpflege
Anfertigen von Telefonnotizen
Protokollvorbereitung, -führung und -ausfertigung
Outlookpflege inkl. Kontaktstrukturführung
Archivverwaltung
Materialmusterverwaltung
temporäre Datenverwaltung (z. Bsp. Fotos sortieren und ablegen, USB-Sticks bespielen/leeren, Festplattenarchivierung)
Recherchearbeiten
Reisevorbereitung (u.a. Fahrkartenbuchung)
Kommunikation mit dem Personalbüro

Durch selbständiges, strukturiertes und zielorientiertes Denken sowie Arbeiten erweitern sich die Verantwortungsbereiche und sichern einen dauerhaften Arbeitsplatz.

Eine gewisse Flexibilität in der Arbeitszeit ist von Vorteil.

Einfühlungsvermögen, Teamfähigkeit und ein gepflegtes Erscheinungsbild sind Bedingung.

Ehrgeizige und motivierte Bewerber aus ähnlichen Bereichen und mit passenden Qualifikationen werden eingearbeitet.

Wir freuen uns auf IHRE Bewerbung

Sekretär/in