Kaufmännische Assistenz der Niederlassungsleitung (m/w/d)

Gemeinsam (berufliche) Zukunft gestalten

Seit über 40 Jahren stehen wir bei der ZWP Ingenieur-AG für kosten- und ressourcenschonendes Bauen von morgen. Unsere über 400 Mitarbeiter:innen an 8 Standorten setzen mit maßgeschneiderten Lösungen neue und effektive Standards in der umweltgerechten Gebäudetechnik. Wir machen Bürogebäude und Einkaufszentren ebenso wie Museen, Schulen und Kliniken im In- und Ausland fit für die Zukunft - das eröffnet die vielfältigsten Aufgabenfelder von der Zertifizierung über die digitale Gebäudevernetzung bis hin zur Licht- oder Laborplanung. In mehr als 3.000 Erfolgsprojekten konnten wir unsere Philosophie des gegenseitigen Respekts, Vertrauens und der Transparenz perfektionieren - diese Erfolge treiben wir immer weiter voran, etwa durch regelmäßige Weiterbildungen oder attraktive Benefits und Arbeitsbedingungen, die zum Leben unserer Mitarbeiter:innen passen.

Grundstein Ihrer Aufgabe: Abwechslung

Sie arbeiten jeden Tag eng mit dem Niederlassungsleiter zusammen und sind in alle Vorgänge involviert
Sie unterstützen die Niederlassungsleitung in allen kaufmännischen und vertraglichen Angelegenheiten (Monats-, Quartals- und Jahresmeldungen an den Zentralbereich, Prüfung von Subunternehmer- und Lieferantenrechnungen etc.)
Sie wirken aktiv bei der kaufmännischen Projektabwicklung mit (Fakturaplanung, Erstellung von Änderungsmeldungen, Budgetplanung, Rechnungsvorbereitung, Rechnungskontrolle, Forderungsmanagement, etc.)
Sie unterstützen die Niederlassungsleitung in der Akquise (u.a. im öffentlichen Vergabeprozess) und erstellen Honorarangebote und -nachträge auf Grundlage der HOAI
Sie erstellen verschiedene Arbeitsunterlagen, Besprechungsvorlagen, Präsentationen und Protokolle und betreuen die Telefonzentrale sowie den serviceorientierten Empfang von Besuchern
Sie übernehmen die umsichtige und präzise Terminkoordination und halten dem Niederlassungsleiter durch ihr eigenverantwortliches und vorausschauendes Handeln den Rücken frei und sorgen für einen strukturierten Tagesablauf

Ihr Profil: Die perfekte Ergänzung unseres Teams

Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im kaufmännischen Bereich mit Schwerpunkt Finanzen und Controlling oder eine vergleichbare Qualifikation
Sie verfügen über ein gutes mathematisches und technisches Verständnis sowie eine exakte Arbeitsweise gepaart mit Termintreue und Zuverlässigkeit
Sie sind service- und dienstleistungsorientiert, diskret, loyal und erfahren im Umgang mit vertraulichen Daten
Sie runden Ihr Profil mit Ihrer Teamfähigkeit und Ihrem souveränen sowie freundlichen Auftreten ab
Ihre MS Office-Kenntnisse sind sehr gut und Sie haben Erfahrung in der Anwendung von ERP-Systemen (z.B. Navision)
Sie haben sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und beherrschen die Rechtschreibung sicher

Unser Standort in Stuttgart

Gut an die S-Bahn angebundener Bürostandort mit modernen Arbeitsplätzen
Viele Möglichkeiten für die Gestaltung der Mittagspause im Stuttgarter Engineering Park mit Essensmöglichkeiten, Kaffeebar, Fitnessstudio etc.
Unmittelbare Anbindung an das S-Bahnnetz, Haltestelle Österfeld Linie S1, S2 und S3, keine 5 Minuten zu Fuß entfernt und P& R-Parkplatz in der Nähe

Onboarding und Mentoring mit Herz und Leidenschaft ab dem ersten Tag
Unbefristetes Anstellungsverhältnis
100 % flexible Vertrauensarbeitszeit, variable Teilzeitmodelle, mobiles Arbeiten
Kostenloses Deutschlandticket
Betriebliche Altersvorsorge mit bis zu 40% Zuschuss
Finanzielle Unterstützung bei beruflich bedingtem Umzug
Angebote im Rahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes wie z.B. Sehtest und Grippeschutzimpfung
Umfangreiche Schulungs- und Förderprogramme
Unternehmensbeteiligung durch Erwerb von Aktien
Obst, Kaffee, Tee und Wasser werden kostenfrei gestellt
30 Tage Urlaub