Teamassistenz (w/m/d) des Head of Enterprise Services

Wollen Sie die Zukunft des Gesundheitswesens mitgestalten? Wir bei Siemens Healthineers setzen auf Menschen, die ihre Energie und Leidenschaft diesem Ziel widmen - das sagt schon unser Unternehmensname. Siemens Healthineers steht für Pioniergeist unserer Mitarbeitenden, gepaart mit unserer langen Tradition als weltweit führender Technologiekonzern in der stets dynamischen Gesundheitsbranche.
Wir bieten ein flexibles und dynamisches Umfeld voller Gelegenheiten, über sich hinaus zu wachsen, um sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln. Klingt das interessant für Sie?

Dann werden Sie Teil unseres globalen Teams als Teamassistenz (w/m/d) des Head of EMEA Entreprise Services, um nicht nur durch die Übernahme klassischer Assistenzaufgaben für einen reibungslosen Abteilungsbetrieb zu sorgen, sondern auch Ihre eigenen Ideen und Impulse einzubringen sowie an Teammeetings teilzunehmen.

Wählen Sie den besten Ort für Ihre Arbeit - im Rahmen dieser Stelle ist es in Abstimmung mit Ihrer Führungskraft möglich, bis zu einem durchschnittlichen Volumen von 60% der jeweiligen Arbeitszeit mobil (innerhalb Deutschlands) zu arbeiten.

Diese Stelle ist in Teilzeit mit 25-30h/Woche zu besetzen.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Als Assistenz liegt Ihre Hauptaufgabe in der Betreuung der Leitung der Abteilung EMEA Entreprise Services. Zusätzlich unterstützen Sie die zugeordneten Teams
Sie koordinieren den komplexen Terminkalender der Abteilungsleitung, setzen Prioritäten und lösen entstehende Terminkonflikte eigenständig
Sie fungieren als Kontakt für interne und externe Ansprechpersonen
Sie sind für die Organisation, Planung & Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland zuständig. Hierzu gehört auch die Kommunikation mit den Kollegen und Partnern vor Ort
Sie übernehmen die Planung und Durchführung von on-site als auch virtuellen internen und externen Veranstaltungen, wie Trailblazers, Workshops, Abteilungsmeetings (Raumverwaltung, Catering, Logistik, Agenda)
Sie unterstützen beim On- & Offboarding unserer Mitarbeiter*innen & Werkstudierenden
Sie betreuen ggf. die Zeiterfassung der Kolleg*innen der zugeordneten Teams
Bei Bedarf unterstützen Sie bei der Vorbereitung von Präsentationen
Sie bearbeiten Anfragen für Berichterstattungen in einem internationalen Konzernumfeld und unterstützen bei der Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch
Die Abwicklung von Bestellungen in OneSRM (Büromaterial etc.) gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben

Mehr über dieses Geschäftsfeld erfahren Sie unter https://www.siemens-healthineers.com/de/products-services

Ihre Qualifikationen und Erfahrung:

Sie haben erfolgreich eine kaufmännische Berufsausbildung absolviert
Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder als Teamassistenz auf Managementebene in einem internationalen Umfeld
Sie haben Erfahrung mit der Arbeit auf einer internationalen Ebene und verfügen über interkulturelle Sensibilität
Sie verfügen über hervorragende Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (PowerPoint, Word, Excel sowie Outlook) sowie SAP und zeichnen sich durch einen sicheren Umgang mit modernen Kommunikationstechniken (z.B. Microsoft Teams, Videokonferenzen, etc.) aus
Sie haben bereits mit diversen IT-Tools im Sekretariatsbereich gearbeitet und besitzen die Fähigkeit, sich selbständig neue Toolkenntnisse anzueignen. Idealerweise kennen Sie sich bereits mit den bei Siemens Healthineers genutzten Tools (z.B. E2E Travel (Concur), OneSRM/MyMall, TIMO, SAP, SATO) sowie den relevanten Richtlinien bei Siemens Healthineers aus

Ihr Profil und Ihre Fähigkeiten:

„Wir gewinnen gemeinsam“: Dank Ihrer Offenheit, Teamfähigkeit und Ihren ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten in sehr gutem Englisch- und Deutsch fällt es Ihnen leicht, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten
Sie überzeugen durch eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, können vorausschauend arbeiten und sich sehr gut in Abläufe eindenken, um diese zu planen und zu organisieren
Sie agieren organisationsstark, proaktiv, diskret und zuverlässig
Sie schauen gerne auch über den Tellerrand hinaus und sind sehr an unserem Geschäftsumfeld im Bereich Enterprise Services bei Siemens Healthineers interessiert
Dank Ihrer Einsatzbereitschaft und Ihrem hohen Verantwortungsbewusstsein gelingt es Ihnen auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten
Mit Ihrem sicheren und freundlichen Auftreten passen Sie hervorragend in unser Team