Im Referat Marketing und Kommunikation der Technischen Universität Ilmenau ist ab 01.02.2025 eine Stelle als Teamassistenz / Sekretär*in (w/m/d) zu besetzen. Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:

Eigenständige Organisation des Sekretariatsbereiches des Referates durch interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache mit z.B. Mitarbeitenden, Studierenden und weiteren Partnern
Administrative Unterstützung der Referatsleitung durch z.B. Reisemanagement für die Leitung , Protokollführung im Auftrag der Referatsleitung, Vorbereitung und Koordination interner/externer Termine der Referatsleitung und des Teams, z.B. Meetings, Bewerbertage und Teamevents
verantwortlich für die redaktionelle Bearbeitung und Pflege der Online- und Internetpräsenzen sowie ggf. der Teamseiten des Referates in SharePoint sowie Verfassen und Veröffentlichen von News in Abstimmung mit der Leitung, Freigabe der Job-Teaser-Angebote und Einstellen von Veranstaltungen
Veranstaltungsunterstützung (Anmeldung GEMA, Druck von Eintrittskarten und Moderationskarten, Druck von Aushängen/Plakaten, Abholung von Drucksachen/Bestellungen (z.B. vom Copyshop auf dem Campus
Betreuung der Vitrinen inkl. Belegungsmanagement gem. aktuellem Vitrinen- und Nutzungskonzept
Unterstützung der Leitung bei Beschaffungsvorgängen, Inventarverwaltung für das Referat

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt:

Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Kauffrau/mann für Büromanagement; Verwaltungsfachangestellte/r oder langjährige Kenntnisse und Fähigkeiten im Aufgabengebiet

Darüber hinaus sind wünschenswert:

Mehrjährige Erfahrung in Sekretariatsführung/ Teamassistenz/ Büromanagement
Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word, Datenerfassung, CRM-Datenbank, Internetanwendungen)
Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
erste Kenntnisse in der Anwendung des Content-Management-Systems Typo3

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Was wir Ihnen bieten

attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
flexibles Arbeitszeitmodell
VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.

Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität. Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.

Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.

Für weitere Informationen stehen Ihnen Frau Peggy H. Swora, Tel. 03677 69 1761 gerne zur Verfügung.

Technische Universität Ilmenau | Dezernat für Personal und Recht | Postfach 10 05 65 | 98684 Ilmenau