Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam - Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.

Im Veranstaltungsmanagement ist die folgende Stelle zu besetzen:

Eventmanager:in (w_m_d)

Kennziffer 9399

Der:die erfolgreiche Bewerber:in arbeitet in enger Absprache mit den Wissenschaftler:innen und der Leitung Veranstaltungsorganisation.

Veranstaltungen sind ein wesentlicher Bestandteil des transdisziplinären Forschungsansatzes des RIFS. Standardformate sind Dialogveranstaltungen, Workshops, Konferenzen und Symposien. Veranstaltungen mit bis zu ca. 50 Teilnehmenden finden in Potsdam statt. Auch weltweit organisiert das Veranstaltungsteam kleine und große Veranstaltungen (bis zu 350 Teilnehmende). Dazu gehören sowohl Präsenzveranstaltungen als auch hybride und digitale Veranstaltungen. Die Teilnehmenden sind Stakeholder aus Wissenschaft, Politik. Wirtschaft, Verwaltung und Zivilgesellschaft.

Ihr Aufgabengebiet

Vorbereitung/Durchführung/Nachbereitung/Evaluation und Abrechnung von Veranstaltungen in hoher Eigenverantwortung und in enger Absprache mit den Wissenschaftler:innen des RIFS
Veranstaltungsbetreuung (Betreuung Veranstaltungstechnik, Betreuung digitaler Veranstaltungen, Empfang der Teilnehmer:innen)
Raumbuchung mittels einer Raumbuchungssoftware
Unterstützung bei der Vorbereitung/Durchführung von Workshops/Tagungen mit bis zu 350 Teilnehmenden
Erstellen von Kostenkalkulationen unter Berücksichtigung des zur Verfügung gestellten Budgets im Hinblick auf Reise- und Hotelkosten, sowie Kosten für Catering und Technik
Angebotseinholung und Buchung von Cateringleistungen, ggf. Buchung von weiteren Dienstleistungen (Hotel/Technik) unter Berücksichtigung der Vergabeleitlinien des GFZ
Koordinierung interner Prozesse (Haustechnik/Service/Reinigung)

Ihr Qualifikationsprofil:

abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor), vergleichbare Qualifikation/abgeschlossene Ausbildung im Bereich Eventmanagement
mehrjährige Berufserfahrung
mehrjährige Erfahrung in der Organisation (Planung/Steuerung/Umsetzung und kontinuierlichen Optimierung) von Veranstaltungen
Erfahrungen mit der Umsetzung von digitalen/hybriden Veranstaltungen
Kenntnisse der aktuellen technischen Ausstattung (Software/Hardware für Veranstaltungsräume) im digitalen und hybriden Veranstaltungsumfeld und ein gutes Verständnis von technischen Lösungen
Kenntnisse der Vergaberichtlinien im öffentlichen Dienst
Erfahrung mit Datenbanken/CRM-Systemen zum Versand von Serienmails, online Registrierungssoftware
sicherer Umgang mit MS-Office (Excel/Powerpoint)
verhandlungssichere Englischkenntnisse
ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Lösungsorientierung
Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
Teamfähigkeit und Flexibilität
interkulturelle Kompetenz

Wünschenswerte Qualifikationen:

Verständnis von datenschutzrelevanten Aspekten von Veranstaltungen
Affinität zu Content Management Systemen (HTML)
Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen